在工作中，經(jīng)常會遇到多人修改一個文檔的情況，比如業(yè)務員制作合同，老板或客戶審批，并提出修改意見。為了能夠清晰地表達自己的想法，又不直接修改原文（以免無法恢復），我們就需要使用到Office中的修訂和批

在工作中，經(jīng)常會遇到多人修改一個文檔的情況，比如業(yè)務員制作合同，老板或客戶審批，并提出修改意見。為了能夠清晰地表達自己的想法，又不直接修改原文（以免無法恢復），我們就需要使用到Office中的修訂和批注功能。

1. 進入修訂狀態(tài)

假設我現(xiàn)在是老板，需要審批一份產(chǎn)品設計方案。首先打開這份方案，在菜單欄中選擇【審閱】面板，在工具中點擊【修訂】按鈕。此時按鈕的顏色將變?yōu)辄S色，表示已經(jīng)進入修訂狀態(tài)。

2. 添加批注

在審閱狀態(tài)下，我們可以對某段話表達自己的看法。首先在文章中選擇要添加批注的文字，然后單擊工具中的【新建批注】按鈕。被選中的文字將被括起來，并在右側(cè)顯示一個批注框。你只需要在批注框中寫下自己的想法即可。批注框中的前幾個字母是你名字的縮寫，如果需要修改，請參考《Office使用技巧——設置默認作者》。

3. 刪除和添加內(nèi)容

除了批注，你還可以刪除某段文字或添加新的內(nèi)容。實際上，修改就是先刪除再添加的過程。這些操作都會被記錄下來，并在右側(cè)顯示出來。

4. 多人審閱和修改

如果有多人共同審閱和修改文檔，右側(cè)的審閱和修改記錄中將顯示不同的人名和顏色。當然，為了避免大家都顯示為“admin”，每個人在使用Office之前應該將自己電腦中的Office默認作者進行修改。這樣才能確保每個人的修改記錄都能夠正確顯示。

通過使用Office的修訂和批注功能，我們可以方便地進行多人協(xié)同編輯和審閱工作，確保文檔的修改過程清晰可追溯。希望以上的技巧能夠幫助到您的工作！