很多企業(yè)行政人員在日常工作中需要處理辦公用品的采購和管理事務(wù)，為了便于監(jiān)測(cè)和控制辦公用品的消耗情況，他們通常會(huì)建立相關(guān)的臺(tái)賬。而要建立一份清晰的出入庫臺(tái)賬，及時(shí)了解庫存情況并做好物品的補(bǔ)充或停止購買，

很多企業(yè)行政人員在日常工作中需要處理辦公用品的采購和管理事務(wù)，為了便于監(jiān)測(cè)和控制辦公用品的消耗情況，他們通常會(huì)建立相關(guān)的臺(tái)賬。而要建立一份清晰的出入庫臺(tái)賬，及時(shí)了解庫存情況并做好物品的補(bǔ)充或停止購買，我們可以利用Excel的下拉菜單功能，特別是二級(jí)下拉菜單。舉例來說，辦公用品包括書寫工具和紙質(zhì)辦公用品等大類，而書寫工具又包含鋼筆、鉛筆、記號(hào)筆等小類。如何建立這樣的二級(jí)下拉菜單呢？以下是詳細(xì)步驟：

1. 打開 WPS2019 中的 Excel 表格，并創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿，然后建立一個(gè)名為“下拉菜單”的工作表。在該工作表中，根據(jù)辦公用品的屬性或部門分工進(jìn)行分類，每個(gè)大類下面列出相應(yīng)的二級(jí)分類或所屬職員信息。這些數(shù)據(jù)將為后續(xù)建立二級(jí)下拉菜單提供基礎(chǔ)。

2. 接著，在同一工作簿中建立一個(gè)名為“入庫登記”的工作表，用于記錄辦公用品的入庫信息。

3. 再創(chuàng)建一個(gè)名為“出庫登記”的工作表，用于記錄辦公用品的出庫情況。

4. 在“入庫登記”工作表中，選擇商品類別所在的列單元格（比如C5），然后點(diǎn)擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”，接著選擇工具欄中的“有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在該對(duì)話框中，將“允許”設(shè)置為“序列”，然后將光標(biāo)移動(dòng)到“來源”欄。

5. 在“來源”欄中，選擇之前創(chuàng)建的“下拉菜單”工作表，然后在其中選擇辦公用品的分類一欄（通常是標(biāo)有黃色的首列），最后返回到“入庫登記”工作表并確認(rèn)設(shè)置。

6. 現(xiàn)在，您就會(huì)看到一級(jí)下拉菜單已經(jīng)建立完成。接下來，要建立二級(jí)下拉菜單，可以重復(fù)以上步驟，不過此時(shí)需要在二級(jí)菜單中選擇相應(yīng)的子分類，以實(shí)現(xiàn)更加詳細(xì)的選擇和記錄。

通過以上操作，您可以很方便地在 Excel 中建立辦公用品的出入庫臺(tái)賬，并使用二級(jí)下拉菜單功能來管理不同類別的辦公用品，實(shí)現(xiàn)清晰的分類和記錄。這樣的操作不僅能提高工作效率，還能幫助企業(yè)更好地監(jiān)控和管理辦公用品的庫存情況，從而使采購預(yù)算更加科學(xué)合理。如果您在工作中需要處理類似的物品管理任務(wù)，不妨嘗試以上方法，相信會(huì)對(duì)您的工作有所幫助。