在辦公室日常工作中，文件的打印是一個必不可少的環(huán)節(jié)，然而很多時候我們需要反復(fù)打印多次，浪費大量紙張和打印機耗材。通過使用“壓縮”功能進(jìn)行打印，可以提高效率，同時節(jié)約打印成本。 利用Word的“壓縮”打

在辦公室日常工作中，文件的打印是一個必不可少的環(huán)節(jié)，然而很多時候我們需要反復(fù)打印多次，浪費大量紙張和打印機耗材。通過使用“壓縮”功能進(jìn)行打印，可以提高效率，同時節(jié)約打印成本。

利用Word的“壓縮”打印功能

Word作為最常用的文字排版軟件之一，自Word 97版本起就支持“壓縮”打印功能。在編排好文檔后，點擊“文件”菜單中的“打印”命令，選擇“縮放”一欄中的“每頁的版數(shù)”，可以將文檔內(nèi)容壓縮到一頁上進(jìn)行打印。例如，選擇每頁的版數(shù)為4，即可用4張紙打印出一個16頁的文檔，有效節(jié)約了紙張的使用。

使用打印機程序?qū)崿F(xiàn)文檔“壓縮”打印

對于沒有“壓縮”打印功能的軟件，可以通過打印機驅(qū)動程序來實現(xiàn)。許多打印機都支持“壓縮”打印，比如hp 1000。在執(zhí)行打印操作時，選擇“屬性”并在“文檔選項”中設(shè)定每張紙上的頁面數(shù)，完成設(shè)置后即可實現(xiàn)每頁紙打印多頁內(nèi)容，達(dá)到節(jié)約紙張的效果。

利用工具軟件實現(xiàn)文檔打印壓縮

如果你的打印機不支持“壓縮”打印，可以借助工具軟件如FinePrint來解決問題。安裝FinePrint后，系統(tǒng)會新增一個虛擬打印機，“FinePrint 2000”。在打印文檔時選擇此虛擬打印機，彈出FinePrint打印設(shè)置對話框，可以設(shè)置每張紙打印的頁面數(shù)，選擇實際打印機后即可完成打印操作。FinePrint提供了諸多打印選項，如頁面重復(fù)打印、頁面排列等，幫助用戶更靈活地控制打印輸出。

注意事項及建議

在選擇每張紙打印的頁面數(shù)時，需要根據(jù)文檔排列的密集程度和字體大小來確定，一般選擇2或4較為合適，選擇過大的數(shù)字可能導(dǎo)致打印內(nèi)容難以辨認(rèn)。合理利用文檔打印壓縮功能，不僅可以提高工作效率，還能節(jié)約資源，是辦公室打印中的一種智慧選擇。