很多從事管理等職業(yè)的朋友經(jīng)常需要使用Excel表格制作一些表單，每天面對(duì)一大批繁瑣的數(shù)據(jù)，難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤等疏忽，從而造成必不可挽回的損失。這篇經(jīng)驗(yàn)將介紹如何檢測(cè)表格文件輸入數(shù)據(jù)的正確性，有效規(guī)

很多從事管理等職業(yè)的朋友經(jīng)常需要使用Excel表格制作一些表單，每天面對(duì)一大批繁瑣的數(shù)據(jù)，難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤等疏忽，從而造成必不可挽回的損失。這篇經(jīng)驗(yàn)將介紹如何檢測(cè)表格文件輸入數(shù)據(jù)的正確性，有效規(guī)范輸入數(shù)據(jù)超出一定的范圍或者格式。適用于有大量數(shù)據(jù)急需處理，又擔(dān)心輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)甚至不相關(guān)數(shù)據(jù)的工作人員。

使用數(shù)據(jù)有效性功能進(jìn)行數(shù)據(jù)檢測(cè)

1. 按住鼠標(biāo)左鍵拉選需要檢測(cè)的數(shù)據(jù)（只會(huì)在你選擇的選區(qū)部分進(jìn)行提示，也可以全部選中數(shù)據(jù)）。

2. 點(diǎn)擊菜單欄的“數(shù)據(jù)”-“有效性”（在WPS表格中，菜單欄位于WPS藍(lán)色框右邊的倒三角處）。

3. 在彈出框中點(diǎn)擊“有效性控制”，然后在下拉欄選擇“自定義”，在公式欄中輸入以下內(nèi)容：`ISNUMBER(B2)*AND(B2<100,B2>0)`。其中，`ISNUMBER(B2)`表示數(shù)據(jù)必須是數(shù)字，`AND(B2<100,B2>0)`表示數(shù)據(jù)必須在0到100之間，`*`表示同時(shí)滿足兩個(gè)條件要求。你可以根據(jù)需要自定義輸入范圍。

4. 點(diǎn)擊“出錯(cuò)警告”，在“錯(cuò)誤信息（E）”欄目中輸入你希望在輸入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)時(shí)系統(tǒng)顯示的錯(cuò)誤提示信息。例如，輸入：“您輸入的數(shù)據(jù)不在1--100的范圍中，請(qǐng)重新輸入”。

5. 當(dāng)你輸入數(shù)據(jù)或修改數(shù)據(jù)超出設(shè)定的范圍時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)提示錯(cuò)誤，這樣就可以避免在繁忙中出錯(cuò)數(shù)據(jù)。

其他數(shù)據(jù)檢測(cè)技巧

除了使用數(shù)據(jù)有效性功能外，還可以通過其他方式提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性和正確性：

1. 雙重驗(yàn)證：在輸入重要數(shù)據(jù)時(shí)，最好讓另一位同事進(jìn)行雙重驗(yàn)證，避免單打獨(dú)斗導(dǎo)致的錯(cuò)誤。

2. 數(shù)據(jù)預(yù)處理：在輸入數(shù)據(jù)之前，做好數(shù)據(jù)預(yù)處理工作，包括去除重復(fù)值、篩選不良數(shù)據(jù)等，以確保輸入的數(shù)據(jù)質(zhì)量高。

3. 定期培訓(xùn)：定期開展數(shù)據(jù)輸入相關(guān)的培訓(xùn)課程，提高員工對(duì)數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確性的認(rèn)識(shí)，降低錯(cuò)誤率。

4. 建立規(guī)范：建立數(shù)據(jù)輸入規(guī)范，明確數(shù)據(jù)格式、范圍等要求，讓員工按照規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，減少錯(cuò)誤發(fā)生的可能性。

通過以上方法，可以有效提高表格文件輸入數(shù)據(jù)的正確性，減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。在管理工作中，正確的數(shù)據(jù)是決策的基礎(chǔ)，只有保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，才能更好地指導(dǎo)工作方向和決策方案。