在使用Word編輯文檔時，大部分時間會花在內(nèi)容輸入和格式調(diào)整上。然而，由于Word格式調(diào)整功能的不好用，很多人對它產(chǎn)生了抵觸情緒。其實，問題并不在于Word本身，而是因為很多人沒有發(fā)現(xiàn)并學(xué)會使用Wor

在使用Word編輯文檔時，大部分時間會花在內(nèi)容輸入和格式調(diào)整上。然而，由于Word格式調(diào)整功能的不好用，很多人對它產(chǎn)生了抵觸情緒。其實，問題并不在于Word本身，而是因為很多人沒有發(fā)現(xiàn)并學(xué)會使用Word內(nèi)置的“樣式”功能。下面，我們將詳細介紹Word樣式功能的作用和好處，相信學(xué)會后你會愛上Word。

一、用樣式來控制文檔格式

大部分人在使用Word時會采用“先輸入文字內(nèi)容，然后選中文字內(nèi)容，右鍵或者菜單鍵選擇相應(yīng)選項調(diào)整文字格式”的做法。雖然這種做法符合人類自然的思維習(xí)慣，但卻不是最好的做法。事實上，早在很久以前，Word軟件就已經(jīng)內(nèi)置了“樣式”功能，利用它我們可以快速調(diào)整文本的格式，并且只需花費很少時間即可輸出一份排版精美、格式工整的文檔。

二、認識“樣式”功能

樣式是Word里面最重要的一個功能，位于“開始”菜單下方的“樣式”功能區(qū)。通過樣式功能，我們可以快速控制文檔的顯示格式，讓撰寫者能夠?qū)Ｗ⒂趦?nèi)容的輸入而不是格式的調(diào)整。舉個例子，我們可以先選中文字再選擇相應(yīng)的樣式，快速將設(shè)置包括字體、字號、顏色、縮進等的格式應(yīng)用到選中的文字上。此外，Word還為我們預(yù)置了一些樣式，我們也可以根據(jù)自己的需求定制專屬樣式。

三、使用樣式功能的好處

樣式功能在Word里面非常簡單卻又非常強大，使用它有以下幾個好處：

1. 提高效率：通過選擇樣式來快速應(yīng)用格式，可以節(jié)省大量時間。如果提前定義好樣式并在輸入內(nèi)容時選擇相應(yīng)樣式，就無需費心去調(diào)整格式，只需專注于內(nèi)容。

2. 格式規(guī)范：手動調(diào)整文字格式每次都很慢且難以統(tǒng)一和規(guī)范。使用樣式功能，只需要選中文字并選擇樣式，所有的格式設(shè)置會自動完成，避免了忘記調(diào)整格式的問題。

3. 修改方便：樣式功能非常有利于文檔后期批量修改格式。通過修改原有樣式的詳細格式設(shè)置，可以快速統(tǒng)一調(diào)整全部段落文字的格式，省去逐個調(diào)整的繁瑣工作。

四、Word樣式功能簡明教程

使用Word的樣式功能非常簡單，主要分為“定義樣式”和“使用樣式”兩個步驟。Word軟件預(yù)先內(nèi)置了一些樣式，但我們也可以新增自己定義的樣式。首先，在“樣式窗格”中點擊新增樣式，進行基本格式設(shè)置，并告訴Word這個樣式是什么級別的標題。然后，通過選擇相應(yīng)樣式并輸入內(nèi)容，即可快速應(yīng)用格式。推薦在寫文章前就定義好所需的所有樣式，開始寫作時直接選擇相應(yīng)樣式輸入內(nèi)容，這樣既保證了內(nèi)容輸入完成后的格式統(tǒng)一，又能方便生成目錄。