由于Excel強大的功能和簡便的操作，現(xiàn)在不少學校在進行成績處理時，都義無反顧地選擇了它。不過，對于一個規(guī)模較大的學校而言，錄入每次考試各科成績的工作量是相當大的。以筆者所在學校為例，高中三個年級，每

由于Excel強大的功能和簡便的操作，現(xiàn)在不少學校在進行成績處理時，都義無反顧地選擇了它。不過，對于一個規(guī)模較大的學校而言，錄入每次考試各科成績的工作量是相當大的。以筆者所在學校為例，高中三個年級，每個年級都有20個左右的教學班，每班50余名學生，同時錄入這么多學生的各科成績可不是一個人或幾個人力所能及的。

避免錯誤的方法

由于要錄入大量的成績數(shù)據(jù)，個別的“手誤”是一定會存在的。為了保證錄入的原始成績的準確性和真實性，我們采取了打印校對稿，班主任交叉校對的方式，這樣可以最大限度地保證錄入成績的準確無誤?？墒?，有什么辦法可以杜絕有人有意或無意更改我們成績表中的一些重要內(nèi)容（比如：每班考試的優(yōu)秀率、及格率，班級的積分）呢？請看筆者的解決方法。

工作表中單元格的保護

對于單元格的保護，我們可以分以下幾個方面進行。

1. “隱藏”并“鎖定”每張工作表含有“公式”的單元格

目的：錄入人員僅能看到各“公式”的運算結(jié)果，無法看到“公式”的真正內(nèi)容，并且對這些單元格也無法進行編輯操作，以保證公式的安全及計算結(jié)果的可信度。

實現(xiàn)方法：選中這些單元格，點擊“格式→單元格”（或從右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令），出現(xiàn)如圖1所示的對話框，選中其中的“隱藏”和“鎖定”項。

2. “鎖定”除科目成績外的所有單元格

目的：錄入人員僅能錄入相關(guān)科目的成績，不能“插入”或“刪除”行、列，不能改變其他單元格的內(nèi)容，也不能設(shè)置單元格的格式（保證打印格式的統(tǒng)一）。

實現(xiàn)方法：Excel在默認情況下，對工作表中的所有單元格都設(shè)為“鎖定”狀態(tài)。為了在錄入人員錄入后可以進行相關(guān)操作，我們反而要解除這些單元格的“鎖定”。具體方法是取消對“鎖定”項的選擇。

釋疑：既然默認情況下所有單元格都是被“鎖定”的，我們在正常情況下不就無法編輯表格了嗎？但事實上并不是這樣的啊。其實，要想使單元格的“隱藏”和“鎖定”真正生效，必須執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令。這時會出現(xiàn)如圖2所示的對話框，可以在其中設(shè)置“保護密碼”。如果您使用的是Excel XP的話，它會比Excel 2000有更多的設(shè)置選項。若要實現(xiàn)上述的保護效果，我們在作好相關(guān)設(shè)置后，也要執(zhí)行“保護工作表”命令。

工作簿中工作表的保護

對于工作表的保護，我們分為以下幾個方面進行。

1. 將重要的工作表“藏”起來

目的：在整個工作簿中，有一些極為重要的工作表，如“年級成績匯總表”、“年級任課教師教學實績統(tǒng)計表”等。對于這些工作表，我們可以把它們悄悄地藏起來，成績錄入人員根本不會知道這些工作表的存在（即使知道，需有密碼才可訪問）。

實現(xiàn)方法：切換到要隱藏的工作表，執(zhí)行“格式→工作表→隱藏”命令。也可一次隱藏多張工作表，只要同時選中多張工作表（配合Ctrl或Shift鍵），再執(zhí)行上述命令即可。

2. 錄入成績的工作表也要“保護”起來

目的：在工作簿中，錄入人員無法對當前工作表進行改名和移動位置的操作，也不能添加和刪除工作表。這樣可以確保公式跨表引用時不出現(xiàn)找不到工作表的錯誤。

實現(xiàn)方法：執(zhí)行“工具→保護→保護工作簿”，出現(xiàn)如圖3所示的對話框，選中“結(jié)構(gòu)”選項，同時可以設(shè)置保護密碼。

有了上述諸多“保護”措施，成績統(tǒng)計人員就可以高枕無憂了。每次處理成績的時候，多請幾個幫手，讓他們“協(xié)作”錄入成績。而您只需負責最后的合并和掃尾工作，好不輕松。以上內(nèi)容是“多人協(xié)作”用Excel工作表處理成績的經(jīng)驗之談，希望對您有所幫助。