制作邀請函通常涉及到大量的批量制作，逐個輸入被邀請人的姓名和職務(wù)是非常繁瑣的。為了簡化這一過程，我們可以使用Word的郵件合并功能來實現(xiàn)快速制作邀請函。 步驟一：準備數(shù)據(jù) 首先，在Excel表格中

制作邀請函通常涉及到大量的批量制作，逐個輸入被邀請人的姓名和職務(wù)是非常繁瑣的。為了簡化這一過程，我們可以使用Word的郵件合并功能來實現(xiàn)快速制作邀請函。

步驟一：準備數(shù)據(jù)

首先，在Excel表格中分兩列錄入被邀請人的姓名和職務(wù)，并保存為“名單”文件。

步驟二：建立模板

打開Word文檔，建立邀請函的內(nèi)容模板，在稱謂欄預(yù)留出被邀請人姓名和職務(wù)放置的位置。

步驟三：開始郵件合并

點擊“郵件”選項卡下“開始郵件合并”組中“開始郵件合并”菜單下的“郵件合并分布向?qū)А薄?/p>

步驟四：選擇信函類型

在郵件合并向?qū)е?，選擇默認的“信函”，點擊“下一步：開始文檔”。

步驟五：選擇數(shù)據(jù)源

選擇“使用當前文檔”作為信函模板，并點擊“下一步：選擇收件人”。

步驟六：使用外部數(shù)據(jù)源

在第三步中，選擇“使用現(xiàn)有列表”，然后點擊“瀏覽”。

步驟七：導入數(shù)據(jù)

在打開的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中，選擇之前保存的Excel文件，點擊確定。

步驟八：確認收件人

在彈出的確認窗口中，勾選需要的被邀請人，并點擊“下一步：撰寫信函”。

步驟九：插入合并域

將光標置于需要輸入被邀請人姓名的地方，點擊“其他項目”，在插入合并域窗口中選擇“數(shù)據(jù)庫域”，然后選擇“姓名”，并點擊“插入”。

步驟十：預(yù)覽信函

此時可以在文檔正文中看到效果，點擊箭頭核實其他的姓名和職務(wù)是否正確，無誤后點擊“下一步：完成合并”。

步驟十一：編輯單個信函

點擊“編輯單個信函”，在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇全部，并點擊確定。

步驟十二：保存并打印

此時會自動建立一個名為“信函”的新Word文檔，其中包含一份份邀請函。保存該文檔并執(zhí)行打印即可完成制作。