在單位中，部門主管經(jīng)常需要制定未來一周或一個季度的工作計劃。然而，在實施這些計劃之前，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審批。過去，我們要么將這些文件打印出來供領(lǐng)導(dǎo)審閱，要么在Word中整理后通過電子郵件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進行審

在單位中，部門主管經(jīng)常需要制定未來一周或一個季度的工作計劃。然而，在實施這些計劃之前，必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審批。過去，我們要么將這些文件打印出來供領(lǐng)導(dǎo)審閱，要么在Word中整理后通過電子郵件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進行審閱。這種方式非常繁瑣，但現(xiàn)在有了MS Word 2003的一個功能——發(fā)送審閱功能，我們可以輕松地將需要審閱的文檔發(fā)送出去進行審閱，效果非常好。

使用發(fā)送審閱功能

Word 2003提供了“發(fā)送審閱”功能，它可以使用“郵件收件人”命令來發(fā)送文件以供其他人審閱。當(dāng)您發(fā)送要審閱的文件時，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個審閱請求表單，并啟用并顯示審閱工具。審閱者收到文件后，可以使用審閱工具接受或拒絕所做的更改。這樣，我們可以快速發(fā)送需要審閱的文檔，省去了繁瑣的手工操作。

第一步：發(fā)送審閱文檔

要發(fā)送審閱文檔，首先在Word 2003中輸入需要審閱的內(nèi)容，并保存文檔。然后，單擊“文件”菜單中的“發(fā)送/郵件收件人（審閱）”命令。彈出審閱郵件窗口，在附件中已經(jīng)自動添加了該文檔。填寫收件人地址，并在正文中添加一些說明文字，然后單擊“發(fā)送”即可將文檔發(fā)送給審閱者。

提示：Word將使用默認(rèn)的郵件客戶端來發(fā)送該文檔。若要將Outlook設(shè)置為默認(rèn)郵件客戶端，請依次點擊“工具/選項”，切換到“其它”標(biāo)簽，勾選“將Outlook設(shè)置為郵件、聯(lián)系人和日歷的默認(rèn)程序”。

第二步：修改審閱文檔

審閱者收到審閱郵件后，使用Word 2003打開附件中的文檔時會彈出一個名為“審閱”的工具欄。單擊該工具欄中的“審閱窗格”按鈕，會在文檔下方打開一個審閱窗格。通過“主文檔修訂和批注”欄輸入對文檔的審閱意見。在文檔正文中，還可以直接修改不滿意的計劃信息。選擇需要添加批注的文字，然后點擊“插入批注”按鈕，在文字右側(cè)插入批注框，輸入需要添加的批注信息。此外，還可以演示或高亮特別提醒的文字。添加完批注后，再次點擊“審閱窗格”按鈕可隱藏審閱窗格。在“審閱”工具欄中選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”，可以將修改的標(biāo)記顯示在Word文檔中。如果選擇“原始狀態(tài)”或“標(biāo)記原始狀態(tài)”，添加的審閱信息將被隱藏起來。需要查看審閱信息時，只能再次選擇“最終狀態(tài)”或“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”。

第三步：回復(fù)審閱文檔

修改完畢后，點擊“回復(fù)時包含更改信息”按鈕即可啟動郵件程序?qū)⑿薷暮蟮膶忛單臋n回復(fù)給對方。接收并打開審閱文檔后，系統(tǒng)會提示是否將修改的文件與源文件合并。點擊“是”按鈕即可將審閱后的信息添加到原文檔中。

有了“發(fā)送審閱”功能，我們可以輕松地對需要審批的文件進行修改，提高了辦公效率。使用這個功能，讓文件審批變得更加簡單和方便。