在選擇OA系統(tǒng)時，企業(yè)需要重點考慮文檔庫是否支持對分類文件的權限管理。這意味著不同分類下的文件可以分別進行配置，并對分類下文件的閱讀和附件的拷貝等進行權限控制。通過分類權限管理，企業(yè)可以更好地保護敏感

在選擇OA系統(tǒng)時，企業(yè)需要重點考慮文檔庫是否支持對分類文件的權限管理。這意味著不同分類下的文件可以分別進行配置，并對分類下文件的閱讀和附件的拷貝等進行權限控制。通過分類權限管理，企業(yè)可以更好地保護敏感信息，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關文件。

組織架構權限管理

一個好的文檔庫應該能夠根據(jù)組織架構的層級權限，實現(xiàn)對文件的權限管理。這意味著管理員可以根據(jù)組織結構的不同，直接對文件進行權限設置，從而確保只有特定的人員能夠訪問和編輯相關文件。這樣的權限管理方式可以提高工作效率，同時也保護了公司的機密文件。

版本管理

在使用OA系統(tǒng)的過程中，文檔經(jīng)常需要不斷更新。因此，一個好的文檔庫應該支持文檔的版本管理。這意味著系統(tǒng)可以自動為每個版本生成一個編號，并保存歷史版本。同時，文檔庫應該支持兩種版本更新模式：審批修改版本和非審批修改版本。這樣，用戶可以根據(jù)需要選擇合適的更新方式，確保文檔的準確性和完整性。

互動點評功能

一個優(yōu)秀的文檔庫應該支持對文檔版本進行點評。這意味著用戶可以對文檔進行實名或匿名的點評，并且系統(tǒng)會提供郵件提醒功能。通過互動點評功能，用戶可以更好地交流和討論文檔內(nèi)容，提高團隊合作效率。

文檔數(shù)據(jù)更新

在文檔庫中，登記類的文檔可以通過流程表單中字段內(nèi)容的修改來更新文檔中的字段數(shù)據(jù)。這樣，用戶不需要進行開發(fā)實現(xiàn)，只需通過簡單的配置就能實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，大大提高了數(shù)據(jù)更新的效率和準確性。

知識導航地圖

一個好的文檔庫應該具備知識導航地圖的功能。這意味著用戶可以直觀地查看和查找所需的文檔，并根據(jù)導航地圖快速定位到目標文檔。知識導航地圖可以幫助用戶更快地獲取所需信息，提高工作效率。

文檔閱讀日志

一個完善的文檔庫應該記錄詳細的文檔閱讀日志，并且可以根據(jù)組織架構進行查看。這樣，管理員可以清楚地了解每個人員對文檔的閱讀和使用情況。文檔閱讀日志的記錄可以有效管理文檔的使用情況，提高信息安全性。

文檔權限推薦

一個優(yōu)秀的文檔庫應該具備文檔權限推薦功能。這意味著有權限閱讀的人員可以快速將文檔推薦給沒有閱讀權限的人員。通過權限推薦功能，用戶可以更好地分享和傳遞重要文件，實現(xiàn)團隊合作和知識共享。

臨時開通文檔閱讀權限

一個好的文檔庫應該支持對文檔閱讀權限進行臨時開通。這意味著管理員可以為特定的人員或特定時間段開通臨時權限，并在權限到期時自動收回。這樣，可以靈活地控制文檔的訪問權限，保護敏感信息的安全。

萬能Excel表格數(shù)據(jù)導入功能

對于登記字段的文檔庫來說，支持對文檔分類和字段數(shù)據(jù)按權限進行批量導入是十分重要的。這樣，用戶可以方便地將大量Excel表格中的數(shù)據(jù)快速導入到文檔庫中，節(jié)省了大量手工錄入的時間和勞動力。

磁盤海量文件批量導入

對于磁盤中的大量附件文件，系統(tǒng)應該支持按照分類權限進行批量上傳和導入到文檔庫中。在導入過程中，默認文件附件名作為文檔標題，快速初始化歷史數(shù)據(jù)的文檔管理。通過磁盤海量文件批量導入功能，用戶可以方便地整理和管理大量的附件文件。

從文檔直接轉發(fā)郵件

一個成熟的文檔管理體系應該能夠實現(xiàn)文檔、郵件和工作流之間的無縫銜接。在文檔庫中，用戶可以直接將文件轉發(fā)為郵件發(fā)送，系統(tǒng)會自動帶出文檔的標題、正文和附件，并將其保存在郵件中。這樣，用戶可以更方便地使用系統(tǒng)中的文檔，并加快工作流程。

防拷貝的Word附件

在文檔庫中，特定的Word附件文檔可以設置防拷貝和防下載功能。例如，對于ISO等體系文件的管理，可以限制對附件的復制和下載，確保文件的安全性。

郵件附件歸檔到文檔庫

對于收到的郵件，用戶可以直接將郵件及其附件歸檔到文檔庫中，包括郵件的標題、正文和附件。這樣，可以方便地將重要的郵件信息保存在文檔庫中，實現(xiàn)文件的集中管理和備份。