在生活與工作過程中，我們經(jīng)常遇到這樣的情況：將文檔發(fā)給他人后，對方進(jìn)行了大量修改，卻不告訴我們具體改動了哪些地方。幸運(yùn)的是，Office提供了一項(xiàng)特殊功能來解決這個(gè)問題，那就是突出顯示修訂。Excel

在生活與工作過程中，我們經(jīng)常遇到這樣的情況：將文檔發(fā)給他人后，對方進(jìn)行了大量修改，卻不告訴我們具體改動了哪些地方。幸運(yùn)的是，Office提供了一項(xiàng)特殊功能來解決這個(gè)問題，那就是突出顯示修訂。

Excel中的突出修訂

要在Excel中使用突出修訂功能，需要首先開啟這項(xiàng)功能。具體方法是，點(diǎn)擊“審閱”→“修訂”→“突出顯示修訂”，勾選“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”，并且同時(shí)打開“時(shí)間”、“在屏幕上突出顯示修訂”兩個(gè)選項(xiàng)。保存并退出表格后，將其發(fā)送給他人即可。

開啟了修訂功能的表格會自動記錄下所有的修改過程。其中，被修改的地方會被單獨(dú)標(biāo)亮，鼠標(biāo)懸停即可看到具體的修改信息。此外，Excel還會記錄下每個(gè)修改者的名字，方便我們就有疑惑的地方進(jìn)行溝通。

除了在原始位置標(biāo)識修訂以外，我們還可以根據(jù)需要將所有的修改統(tǒng)一呈現(xiàn)在另一個(gè)工作表中。方法仍然是點(diǎn)擊“突出顯示修訂”對話框，取消“時(shí)間”、“修訂人”、“位置”的選中，并勾選“在新工作表上顯示修訂”復(fù)選框。這樣，修改內(nèi)容會自動出現(xiàn)在一個(gè)名叫“歷史記錄”的工作表中。

Word中的突出修訂

與Excel類似，Word也提供了類似的突出修訂功能。同樣是點(diǎn)擊“審閱”→“修訂”，并保存文件后將其傳送給其他人員。當(dāng)他們再次打開該文件時(shí)，整個(gè)操作過程都會被Word全程記錄下來。

Word提供了兩種修訂狀態(tài)，分別是“簡單標(biāo)記”和“所有標(biāo)記”。兩者的區(qū)別主要體現(xiàn)在終端頁面的整潔度方面。我們可以根據(jù)需要選擇適合的修訂狀態(tài)。

此外，Word還提供了一項(xiàng)名為“審閱窗格”的功能，類似于Excel中的“在新工作表顯示修訂”。打開“審閱窗格”后，所有的修訂內(nèi)容都會出現(xiàn)在一個(gè)單獨(dú)的區(qū)域，原文可以同時(shí)顯示修訂標(biāo)記，也可以點(diǎn)擊“無標(biāo)記”以呈現(xiàn)終稿效果。

值得特別注意的是，無論是Excel還是Word，突出顯示修訂只針對當(dāng)前文檔有效。也就是說，只有在該文檔中手動開啟修訂功能后，整個(gè)操作過程才會被Office記錄。其他文檔將不會受到任何影響。

通過使用Office的突出修訂功能，我們可以輕松了解他人對文檔所做的修改，減少溝通成本，并提高工作效率。