在日常工作中，我們常常面對大量的電子郵件，很容易錯過重要的信息。而Outlook作為一款功能強大的郵件客戶端，提供了自動歸類郵件的功能，可以幫助我們更好地管理和組織收件箱。其中，按發(fā)件人進行自動歸類是

在日常工作中，我們常常面對大量的電子郵件，很容易錯過重要的信息。而Outlook作為一款功能強大的郵件客戶端，提供了自動歸類郵件的功能，可以幫助我們更好地管理和組織收件箱。其中，按發(fā)件人進行自動歸類是一種非常常見且實用的方式。

1. 打開Outlook的自動歸類設置

首先，打開Outlook并進入“文件”選項卡。在下拉菜單中選擇“選項”。

在彈出的選項窗口中，選擇“郵件”選項，并點擊“自動歸類”按鈕。

2. 創(chuàng)建發(fā)件人分類規(guī)則

在自動歸類設置窗口中，選擇“使用規(guī)則確定郵件的文件夾”選項，并點擊“新建規(guī)則”按鈕。

在新建規(guī)則窗口中，選擇“發(fā)件人的地址包含特定文字”作為規(guī)則條件，并在相應的輸入框中填寫發(fā)件人的地址信息。

接下來，選擇“將其移動到指定文件夾”作為規(guī)則操作，并選擇一個已存在的文件夾或創(chuàng)建一個新的文件夾來存儲被歸類的郵件。

點擊“確定”保存設置后，即可開始按照發(fā)件人自動歸類郵件。

3. 管理和調整規(guī)則

在完成發(fā)件人分類規(guī)則的創(chuàng)建后，我們可以隨時對規(guī)則進行管理和調整。在自動歸類設置窗口中，可以查看、編輯或刪除已創(chuàng)建的規(guī)則。

如果需要修改已有的規(guī)則，只需選中相應的規(guī)則，并點擊“修改”按鈕進行編輯。我們可以更改發(fā)件人地址、操作（移動到文件夾或復制到文件夾）以及存儲郵件的文件夾。

同時，我們還可以通過上下移動規(guī)則的順序來確定規(guī)則的優(yōu)先級。Outlook將按照規(guī)則的順序依次匹配郵件，并將其移動到第一個匹配的文件夾中。

4. 效果和注意事項

通過按發(fā)件人自動歸類郵件，我們能夠更加清晰地了解來自不同發(fā)件人的郵件。即使收件箱中有大量的郵件，我們也能夠迅速找到特定發(fā)件人的郵件，從而減少處理郵件的時間和精力。

然而，值得注意的是，如果某個郵件同時符合多個規(guī)則，Outlook將按照規(guī)則列表的順序僅匹配并執(zhí)行第一個規(guī)則。因此，在創(chuàng)建規(guī)則時要確保規(guī)則的順序和操作都符合預期。

此外，我們還可以根據(jù)具體需求創(chuàng)建其他類型的規(guī)則，如按郵件主題、關鍵詞或特定時間段進行自動歸類。Outlook提供了靈活的自定義選項，可以根據(jù)個人喜好和工作習慣進行設置。

總結

Outlook的自動歸類功能為我們處理大量的電子郵件提供了很大的便利。特別是按發(fā)件人進行自動歸類，能夠讓我們更加高效地管理和組織收件箱。希望本文所介紹的方法和注意事項能夠幫助到大家，提升工作效率。