怎么快速學(xué)會(huì)word excel等辦公軟件?
網(wǎng)友解答: 只用四步,就能快速學(xué)會(huì)Word、Excel等辦公軟件,甚至此方法對學(xué)習(xí)其他任何軟件都有效!下面我以Excel為例,講解職場中各類實(shí)用軟件的學(xué)習(xí)方法。 1、構(gòu)建知識(shí)體系大家都知
只用四步,就能快速學(xué)會(huì)Word、Excel等辦公軟件,甚至此方法對學(xué)習(xí)其他任何軟件都有效!
下面我以Excel為例,講解職場中各類實(shí)用軟件的學(xué)習(xí)方法。
1、構(gòu)建知識(shí)體系大家都知道著名的二八定律,其實(shí)在Excel應(yīng)用中也遵循這個(gè)定律:即對于多數(shù)人來說,最常使用的是Excel的20%的功能,80%的功能幾乎沒有使用過。
Excel功能強(qiáng)大、模塊眾多,職場人士難以通學(xué),也沒有這個(gè)必要。我們要做到的是,要了解excel的“能力”,一旦哪天需要用到某個(gè)功能,我們知道Excel能幫我們解決,這就為我們解決問題指明了方向。
構(gòu)建Excel知識(shí)體系是了解Excel“能力”的不二法則。
首先問大家兩個(gè)問題。
①Excel都有哪些模塊,每個(gè)模塊都能做什么?②要想精通Excel,學(xué)習(xí)Excel的路徑是怎樣的?相信很多學(xué)過Excel的朋友也難以完全回答這兩個(gè)問題,可是,如果我們在腦海中沒有一個(gè)Excel的整體印象,學(xué)習(xí)起來無異于“瞎子摸象”。而一旦我們建立了Excel知識(shí)框架,就可以利用已經(jīng)掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu),通過各模塊功能的相互結(jié)合,形成一套完整的Excel解決問題思路。
如圖所示,在縱深角度,一步步從基礎(chǔ)操作、高階操作到系統(tǒng)應(yīng)用;在橫展角度,從指導(dǎo)思想到知識(shí)框架。這張圖可以說基本涵蓋了較全面的Excel知識(shí)體系,大家可以按照此圖查漏補(bǔ)缺,一級一級進(jìn)步。
當(dāng)然,還是要強(qiáng)調(diào)的是,我們并不要求做到每一個(gè)模塊都完全掌握(事實(shí)上這也是幾乎不可能的),但是至少要做到對每一模塊都清楚它能提供什么樣的功能,這樣你對Excel的認(rèn)知就上了一個(gè)層次。
2、建立對Excel的全盤認(rèn)識(shí)知識(shí)框架是指導(dǎo)思想,只有指導(dǎo)思想是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,因?yàn)槲覀儾恢肋@個(gè)框架下蘊(yùn)含的知識(shí)點(diǎn)寶藏是什么。因此如果想要成為Excel高手,需要對Excel的知識(shí)點(diǎn)有全面的認(rèn)識(shí)以及組合知識(shí)點(diǎn)的能力,最終達(dá)到具有解決新問題的能力。
所謂全盤認(rèn)識(shí),是指對Excel各個(gè)功能點(diǎn)的深入認(rèn)知,一個(gè)簡單、有效的方法就是把Excel的功能四分五裂(搞清楚Excel的所有菜單)。Excel的幾乎所有操作和能實(shí)現(xiàn)的功能都蘊(yùn)含在菜單中,把這些菜單搞明白了,很多看似困難的問題,實(shí)際上Excel中就有直接的解決方案。
舉例說明,有同事經(jīng)常問我如何將多行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列,他們不知道這個(gè)功能在Excel中叫做轉(zhuǎn)置,只需要點(diǎn)一個(gè)按鈕就能完成的操作;另外一個(gè)經(jīng)常被問道的問題是,在Excel中如何批量選中圖形,有時(shí)制作一個(gè)流程圖,需要整體移動(dòng),按著Ctrl鍵一個(gè)一個(gè)圖形選擇太麻煩了,這在Excel中也是一個(gè)按鈕就可解決的問題。
上面這兩項(xiàng)功能按鈕,它們在哪里呢?很多人可能想都想不到,它們就在Excel中最常用的【開始】菜單中,如圖所示,在【開始】→【剪切板】→【粘貼】中有【轉(zhuǎn)置】功能,在【開始】→【編輯】→【查找和選擇】有【選擇對象】和【選擇窗格】功能。
Excel中開始菜單是我們最常使用的菜單,但是我隨手舉的這兩個(gè)例子,有多少人知道呢?Excel的菜單有那么多,又蘊(yùn)含了多少被我們遺忘的功能呢?相信我,把Excel菜單一個(gè)一個(gè)過一遍,你的Excel水平已超過你周圍多數(shù)人了。
建議大家使用思維導(dǎo)圖軟件(推薦Xmind)或者大綱類軟件(推薦幕布)把這些菜單的層級結(jié)構(gòu)記錄下來,做成一張張?bào)w系化的圖。
這個(gè)過程達(dá)到的理想效果是:一提到某個(gè)功能點(diǎn),你就能馬上想起來這個(gè)功能點(diǎn)在哪個(gè)菜單下面;看到某一類問題,就能簡單判斷Excel能否完成這樣的功能。
3、使用幫助文件進(jìn)行深度學(xué)習(xí)Excel的幫助文件絕對是學(xué)習(xí)Excel最地道的一手材料,可以說市面上多數(shù)書籍都或多或少會(huì)引用幫助文件中的教程。另一方面,作為官方的幫助文件,是由一批最懂Excel的人編寫的,在每一項(xiàng)功能的深度方面,可以說無法匹敵。要深入學(xué)習(xí)Excel的基本功,最好的辦法是用F1調(diào)出Excel的聯(lián)機(jī)幫助文件,集中精力學(xué)習(xí)這個(gè)功能,這一招在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的時(shí)候特別適用。
就舉個(gè)最簡單的例子,Excel中最常用的函數(shù)SUM,這是一個(gè)幾乎所有人都會(huì)用的函數(shù),但是能把他的功能完全榨干么?如圖所示為Excel幫助文件中“使用SUM函數(shù)最佳做法”里的內(nèi)容之一,這部分內(nèi)容告訴我們SUM函數(shù)在最常規(guī)的求和之外,還有那些特別用法。
另外,關(guān)于跨工作表求和,比如需要求出Sheet1到Sheet3中A2單元格之和,你會(huì)怎么寫公式,相信多數(shù)人會(huì)寫出這樣的公式:=Sheet1!A2+ Sheet2!A2+ Sheet3!A2。其實(shí),SUM函數(shù)有強(qiáng)大的跨工作表求和能力,這些都在幫助文件中寫著呢,如圖所示,寫出的公式為=SUM(Sheet1:Sheet3!A2),如果需要跨表求和的工作表有很多,這個(gè)公式的效率有多高大家應(yīng)該能體會(huì)到吧。
可以看出,通過Excel幫助文件學(xué)習(xí),可以深入學(xué)習(xí)每一個(gè)功能,這是其他任何教程都比不上的。
4、使用搜索引擎進(jìn)行廣度學(xué)習(xí)Excel幫助文件這么厲害,是不是只學(xué)習(xí)幫助文件就可以成為Excel高手了呢?當(dāng)然不是,只學(xué)習(xí)Excel幫助文件充其量能成為Excel知識(shí)專家,要想成為Excel高手,還需要大量實(shí)踐以及本節(jié)要講的廣度學(xué)習(xí)。
Excel幫助文件的一個(gè)弊端是缺乏應(yīng)用場景和錯(cuò)誤范例。Excel幫助文件是操作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的Excel表格而寫出來的,但是實(shí)際的應(yīng)用中,每個(gè)人的Excel配置不同、錄入的數(shù)據(jù)格式不同、實(shí)際的需求千變?nèi)f化,因此可能會(huì)遇到如下兩個(gè)問題。
①按照標(biāo)準(zhǔn)的操作,得出的結(jié)果卻不正確;
②Excel的功能點(diǎn)會(huì)使用了,但是放到實(shí)際的案例中,卻不知道怎么應(yīng)用。
因此,我們需要通過搜索引擎,向更廣闊的互聯(lián)網(wǎng)索取資源和答案。如果說看官方文檔相當(dāng)于“理論學(xué)習(xí)”,那么通過互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)成功案例和失敗案例就是一次“實(shí)戰(zhàn)演練”。兩者結(jié)合起來,你對功能點(diǎn)的掌握程度便能突飛猛進(jìn)。
關(guān)注「精進(jìn)Excel」,任意點(diǎn)開三篇,沒有你想要的,算我耍流氓! 網(wǎng)友解答:其實(shí)最快學(xué)會(huì)Word、Excel等軟件的方法就是熟能生巧,這句不是廢話,是我的真實(shí)感受。很多Word、Excel技巧都是用熟了之后,我們才會(huì)覺得很方便,并且能提高工作效率。之前我就學(xué)過很多關(guān)于Word、Excel的技巧,有些技巧雖然很神奇,但對大部分的人來說,使用這些技巧的概率很低,對我們在工作上幫助并不大。
下面就給大家分享一些我在工作時(shí)使用的一些技巧,這些技巧十分簡單,但很多新手都不知道,希望我所分享的技巧能幫到有需要的人。
一、Word技巧1、快捷鍵
Word快捷鍵,不說全熟悉,熟悉一半都能節(jié)省我們編寫Word使所消耗的時(shí)間。
2、文本兩端對齊
有時(shí)候需要將文本兩端對齊時(shí),很多人都是使用敲空格鍵的方式去做的,效率低不說有時(shí)候還對不齊。
現(xiàn)在有兩種方法:
方法一:表格法
插入表格后,輸入內(nèi)容并設(shè)置右對齊,然后取消邊框。
方法二:制表位
先輸入內(nèi)容,同一行的內(nèi)容,不要用空格隔開,而是用tab鍵隔開。然后右鍵選中內(nèi)容,點(diǎn)擊“段落”
在段落的窗口中點(diǎn)擊左下角“制表位”,新增一個(gè)“40字符、右對齊”的制表位,確認(rèn)即可。
3、圖片和表格自動(dòng)加標(biāo)題
有時(shí)候用Word插入圖片或者表格,都要手工一個(gè)一個(gè)給它們加標(biāo)題,現(xiàn)在可以利用Word的題注功能,直接使用Word自動(dòng)給特定內(nèi)容加標(biāo)題。
(1)點(diǎn)擊“引用——插入題注”,在“自動(dòng)題注”框中勾選“Word表格”,并設(shè)置好其他格式。
(2)插入表格后,就可以自動(dòng)加上編號了(圖片的操作也是如此)。
4、批量刪除回車符
有時(shí)候我們在網(wǎng)上或者是在其他格式文件中復(fù)制文本到Word時(shí),都會(huì)莫名的多出了很多回車符。一兩個(gè)我們還能手動(dòng)刪除,但真的很多時(shí),你就會(huì)開始后悔復(fù)制文本了(親身實(shí)踐)。后來才發(fā)現(xiàn)原來Word可以批量刪除這些回車符,而且方法還挺簡單的。
(1)首先按“Ctrl + A”全選后,再按“Ctrl + H”。在“替換”選項(xiàng)的查找內(nèi)容里輸入“^p” ,一個(gè)“^p”符號代表一個(gè)回車符?!疤鎿Q為”什么都不需要輸入,直接點(diǎn)擊“全部替換”就可以了。
(2)點(diǎn)擊“全部替換”后,多余的回車符就沒有了。
5、快速轉(zhuǎn)換大寫數(shù)字
做財(cái)務(wù)工作的朋友們最需要的一個(gè)技巧——快速轉(zhuǎn)換大寫金額,因?yàn)樵趯懾?cái)務(wù)報(bào)告時(shí)經(jīng)常需要輸入大寫金額,數(shù)字多了還挺麻煩的。Word中的快速轉(zhuǎn)換技巧就可以幫你解困了,只需要輸入阿拉伯?dāng)?shù)字,選中后點(diǎn)擊“插入——編號”,選擇編號“壹、貳、叁…”然后點(diǎn)擊“確定”,就可以將數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫的數(shù)字了。
說完word,接下來我們來看看Excel的一些小技巧吧
二、Excel技巧1、快速調(diào)整多個(gè)表格的頁面設(shè)置
使用Excel的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)遇到,要打印的工作蒲中的各個(gè)表格頁面設(shè)置不同,需要統(tǒng)一紙張的大小和頁面設(shè)置。
遇到這種情況,直接按住shift鍵,使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選擇需要調(diào)整的工作表,再從頁面設(shè)置中按照需要進(jìn)行調(diào)整就可以了。
2、自動(dòng)標(biāo)出不及格分?jǐn)?shù)
在使用Excel制作業(yè)績考核或者成績單的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)需要將不及格以及及格的人數(shù)進(jìn)行區(qū)分。
假設(shè)需要使用紅色字體顯示60分以下的分?jǐn)?shù),藍(lán)色字?jǐn)?shù)顯示60分以上的分?jǐn)?shù)。直接按Ctrl+1,設(shè)置單元格格式“自定義”,類型輸入框中輸入——[藍(lán)色][=60];[紅色][<60]即可設(shè)置區(qū)分。
3、用F4鎖定單元格
在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時(shí)候,有時(shí)候引用單元格下拉時(shí)會(huì)隨之變化,有時(shí)候確不需要這樣,那么該用什么辦法解決呢?
當(dāng)你要鎖定單元格的時(shí)候,需要在行列前加$符號,選定單元格之后,按F4鍵輸入$并鎖定。如果繼續(xù)按F4,則會(huì)向后依次循環(huán):鎖定行列、鎖定行號、鎖定列號、解除鎖定。
4、鎖定標(biāo)題行
無論在辦公或者記賬的時(shí)候,許多人都會(huì)使用Excel制作表格,但是當(dāng)一張表格的數(shù)據(jù)比較多的情況下,我們向下拉的時(shí)候,往往行標(biāo)題就看不到了,對于數(shù)據(jù)的瀏覽不是很方便,這個(gè)情況下,就需要使用鎖定標(biāo)題行。
只要選取第二行,依次點(diǎn)擊“視圖”—“凍結(jié)窗口”—“凍結(jié)首行”即可。操作成功后,向下翻看時(shí),標(biāo)題行始終顯示在最上面。
5、查找重復(fù)值
在龐大的表格中,查找重復(fù)值進(jìn)行修改或剔除是很常見的事,只要掌握一下這個(gè)操作方式,找到重復(fù)數(shù)值超簡單。
只需要選取數(shù)據(jù)區(qū)域,依次點(diǎn)擊“開始”—“條件格式”—“ 突出顯示單元格規(guī)則” —“重復(fù)值”,操作完成后,系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)篩選出重復(fù)的數(shù)據(jù),并且標(biāo)注出來,這樣就可以很直接地找到重復(fù)的數(shù)據(jù)了。
以上就是我給大家分享的一些常用的技巧,想要學(xué)會(huì)操作可不是單憑這幾點(diǎn)就可以,大家還是多去實(shí)際操作操作,懂的怎么運(yùn)用才能更快地學(xué)習(xí)到新的技巧啦。