網(wǎng)友解答: 只用四步，就能快速學(xué)會(huì)Word、Excel等辦公軟件，甚至此方法對學(xué)習(xí)其他任何軟件都有效！下面我以Excel為例，講解職場中各類實(shí)用軟件的學(xué)習(xí)方法。 1、構(gòu)建知識(shí)體系大家都知

網(wǎng)友解答:

只用四步，就能快速學(xué)會(huì)Word、Excel等辦公軟件，甚至此方法對學(xué)習(xí)其他任何軟件都有效！

下面我以Excel為例，講解職場中各類實(shí)用軟件的學(xué)習(xí)方法。

1、構(gòu)建知識(shí)體系

大家都知道著名的二八定律，其實(shí)在Excel應(yīng)用中也遵循這個(gè)定律：即對于多數(shù)人來說，最常使用的是Excel的20%的功能，80%的功能幾乎沒有使用過。

Excel功能強(qiáng)大、模塊眾多，職場人士難以通學(xué)，也沒有這個(gè)必要。我們要做到的是，要了解excel的“能力”，一旦哪天需要用到某個(gè)功能，我們知道Excel能幫我們解決，這就為我們解決問題指明了方向。

構(gòu)建Excel知識(shí)體系是了解Excel“能力”的不二法則。

首先問大家兩個(gè)問題。

①Excel都有哪些模塊，每個(gè)模塊都能做什么？②要想精通Excel，學(xué)習(xí)Excel的路徑是怎樣的？

相信很多學(xué)過Excel的朋友也難以完全回答這兩個(gè)問題，可是，如果我們在腦海中沒有一個(gè)Excel的整體印象，學(xué)習(xí)起來無異于“瞎子摸象”。而一旦我們建立了Excel知識(shí)框架，就可以利用已經(jīng)掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過各模塊功能的相互結(jié)合，形成一套完整的Excel解決問題思路。

如圖所示，在縱深角度，一步步從基礎(chǔ)操作、高階操作到系統(tǒng)應(yīng)用；在橫展角度，從指導(dǎo)思想到知識(shí)框架。這張圖可以說基本涵蓋了較全面的Excel知識(shí)體系，大家可以按照此圖查漏補(bǔ)缺，一級一級進(jìn)步。

當(dāng)然，還是要強(qiáng)調(diào)的是，我們并不要求做到每一個(gè)模塊都完全掌握（事實(shí)上這也是幾乎不可能的），但是至少要做到對每一模塊都清楚它能提供什么樣的功能，這樣你對Excel的認(rèn)知就上了一個(gè)層次。

2、建立對Excel的全盤認(rèn)識(shí)

知識(shí)框架是指導(dǎo)思想，只有指導(dǎo)思想是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因?yàn)槲覀儾恢肋@個(gè)框架下蘊(yùn)含的知識(shí)點(diǎn)寶藏是什么。因此如果想要成為Excel高手，需要對Excel的知識(shí)點(diǎn)有全面的認(rèn)識(shí)以及組合知識(shí)點(diǎn)的能力，最終達(dá)到具有解決新問題的能力。

所謂全盤認(rèn)識(shí)，是指對Excel各個(gè)功能點(diǎn)的深入認(rèn)知，一個(gè)簡單、有效的方法就是把Excel的功能四分五裂（搞清楚Excel的所有菜單）。Excel的幾乎所有操作和能實(shí)現(xiàn)的功能都蘊(yùn)含在菜單中，把這些菜單搞明白了，很多看似困難的問題，實(shí)際上Excel中就有直接的解決方案。

舉例說明，有同事經(jīng)常問我如何將多行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成多列，他們不知道這個(gè)功能在Excel中叫做轉(zhuǎn)置，只需要點(diǎn)一個(gè)按鈕就能完成的操作；另外一個(gè)經(jīng)常被問道的問題是，在Excel中如何批量選中圖形，有時(shí)制作一個(gè)流程圖，需要整體移動(dòng)，按著Ctrl鍵一個(gè)一個(gè)圖形選擇太麻煩了，這在Excel中也是一個(gè)按鈕就可解決的問題。

上面這兩項(xiàng)功能按鈕，它們在哪里呢？很多人可能想都想不到，它們就在Excel中最常用的【開始】菜單中，如圖所示，在【開始】→【剪切板】→【粘貼】中有【轉(zhuǎn)置】功能，在【開始】→【編輯】→【查找和選擇】有【選擇對象】和【選擇窗格】功能。

Excel中開始菜單是我們最常使用的菜單，但是我隨手舉的這兩個(gè)例子，有多少人知道呢？Excel的菜單有那么多，又蘊(yùn)含了多少被我們遺忘的功能呢？相信我，把Excel菜單一個(gè)一個(gè)過一遍，你的Excel水平已超過你周圍多數(shù)人了。

建議大家使用思維導(dǎo)圖軟件（推薦Xmind）或者大綱類軟件（推薦幕布）把這些菜單的層級結(jié)構(gòu)記錄下來，做成一張張?bào)w系化的圖。

這個(gè)過程達(dá)到的理想效果是：一提到某個(gè)功能點(diǎn)，你就能馬上想起來這個(gè)功能點(diǎn)在哪個(gè)菜單下面；看到某一類問題，就能簡單判斷Excel能否完成這樣的功能。

3、使用幫助文件進(jìn)行深度學(xué)習(xí)

Excel的幫助文件絕對是學(xué)習(xí)Excel最地道的一手材料，可以說市面上多數(shù)書籍都或多或少會(huì)引用幫助文件中的教程。另一方面，作為官方的幫助文件，是由一批最懂Excel的人編寫的，在每一項(xiàng)功能的深度方面，可以說無法匹敵。要深入學(xué)習(xí)Excel的基本功，最好的辦法是用F1調(diào)出Excel的聯(lián)機(jī)幫助文件，集中精力學(xué)習(xí)這個(gè)功能，這一招在學(xué)習(xí)Excel函數(shù)的時(shí)候特別適用。

就舉個(gè)最簡單的例子，Excel中最常用的函數(shù)SUM，這是一個(gè)幾乎所有人都會(huì)用的函數(shù)，但是能把他的功能完全榨干么？如圖所示為Excel幫助文件中“使用SUM函數(shù)最佳做法”里的內(nèi)容之一，這部分內(nèi)容告訴我們SUM函數(shù)在最常規(guī)的求和之外，還有那些特別用法。

另外，關(guān)于跨工作表求和，比如需要求出Sheet1到Sheet3中A2單元格之和，你會(huì)怎么寫公式，相信多數(shù)人會(huì)寫出這樣的公式：=Sheet1!A2+ Sheet2!A2+ Sheet3!A2。其實(shí)，SUM函數(shù)有強(qiáng)大的跨工作表求和能力，這些都在幫助文件中寫著呢，如圖所示，寫出的公式為=SUM(Sheet1:Sheet3!A2)，如果需要跨表求和的工作表有很多，這個(gè)公式的效率有多高大家應(yīng)該能體會(huì)到吧。

可以看出，通過Excel幫助文件學(xué)習(xí)，可以深入學(xué)習(xí)每一個(gè)功能，這是其他任何教程都比不上的。

4、使用搜索引擎進(jìn)行廣度學(xué)習(xí)

Excel幫助文件這么厲害，是不是只學(xué)習(xí)幫助文件就可以成為Excel高手了呢？當(dāng)然不是，只學(xué)習(xí)Excel幫助文件充其量能成為Excel知識(shí)專家，要想成為Excel高手，還需要大量實(shí)踐以及本節(jié)要講的廣度學(xué)習(xí)。

Excel幫助文件的一個(gè)弊端是缺乏應(yīng)用場景和錯(cuò)誤范例。Excel幫助文件是操作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的Excel表格而寫出來的，但是實(shí)際的應(yīng)用中，每個(gè)人的Excel配置不同、錄入的數(shù)據(jù)格式不同、實(shí)際的需求千變?nèi)f化，因此可能會(huì)遇到如下兩個(gè)問題。

①按照標(biāo)準(zhǔn)的操作，得出的結(jié)果卻不正確；

②Excel的功能點(diǎn)會(huì)使用了，但是放到實(shí)際的案例中，卻不知道怎么應(yīng)用。

因此，我們需要通過搜索引擎，向更廣闊的互聯(lián)網(wǎng)索取資源和答案。如果說看官方文檔相當(dāng)于“理論學(xué)習(xí)”，那么通過互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí)成功案例和失敗案例就是一次“實(shí)戰(zhàn)演練”。兩者結(jié)合起來，你對功能點(diǎn)的掌握程度便能突飛猛進(jìn)。

關(guān)注「精進(jìn)Excel」，任意點(diǎn)開三篇，沒有你想要的，算我耍流氓！

網(wǎng)友解答:

其實(shí)最快學(xué)會(huì)Word、Excel等軟件的方法就是熟能生巧，這句不是廢話，是我的真實(shí)感受。很多Word、Excel技巧都是用熟了之后，我們才會(huì)覺得很方便，并且能提高工作效率。之前我就學(xué)過很多關(guān)于Word、Excel的技巧，有些技巧雖然很神奇，但對大部分的人來說，使用這些技巧的概率很低，對我們在工作上幫助并不大。

下面就給大家分享一些我在工作時(shí)使用的一些技巧，這些技巧十分簡單，但很多新手都不知道，希望我所分享的技巧能幫到有需要的人。

一、Word技巧

1、快捷鍵

Word快捷鍵，不說全熟悉，熟悉一半都能節(jié)省我們編寫Word使所消耗的時(shí)間。

2、文本兩端對齊

有時(shí)候需要將文本兩端對齊時(shí)，很多人都是使用敲空格鍵的方式去做的，效率低不說有時(shí)候還對不齊。

現(xiàn)在有兩種方法：

方法一：表格法

插入表格后，輸入內(nèi)容并設(shè)置右對齊，然后取消邊框。

方法二：制表位

先輸入內(nèi)容，同一行的內(nèi)容，不要用空格隔開，而是用tab鍵隔開。然后右鍵選中內(nèi)容，點(diǎn)擊“段落”

在段落的窗口中點(diǎn)擊左下角“制表位”，新增一個(gè)“40字符、右對齊”的制表位，確認(rèn)即可。

3、圖片和表格自動(dòng)加標(biāo)題

有時(shí)候用Word插入圖片或者表格，都要手工一個(gè)一個(gè)給它們加標(biāo)題，現(xiàn)在可以利用Word的題注功能，直接使用Word自動(dòng)給特定內(nèi)容加標(biāo)題。

（1）點(diǎn)擊“引用——插入題注”，在“自動(dòng)題注”框中勾選“Word表格”，并設(shè)置好其他格式。

（2）插入表格后，就可以自動(dòng)加上編號了（圖片的操作也是如此）。

4、批量刪除回車符

有時(shí)候我們在網(wǎng)上或者是在其他格式文件中復(fù)制文本到Word時(shí)，都會(huì)莫名的多出了很多回車符。一兩個(gè)我們還能手動(dòng)刪除，但真的很多時(shí)，你就會(huì)開始后悔復(fù)制文本了（親身實(shí)踐）。后來才發(fā)現(xiàn)原來Word可以批量刪除這些回車符，而且方法還挺簡單的。

（1）首先按“Ctrl + A”全選后，再按“Ctrl + H”。在“替換”選項(xiàng)的查找內(nèi)容里輸入“^p” ，一個(gè)“^p”符號代表一個(gè)回車符?！疤鎿Q為”什么都不需要輸入，直接點(diǎn)擊“全部替換”就可以了。

（2）點(diǎn)擊“全部替換”后，多余的回車符就沒有了。

5、快速轉(zhuǎn)換大寫數(shù)字

做財(cái)務(wù)工作的朋友們最需要的一個(gè)技巧——快速轉(zhuǎn)換大寫金額，因?yàn)樵趯懾?cái)務(wù)報(bào)告時(shí)經(jīng)常需要輸入大寫金額，數(shù)字多了還挺麻煩的。Word中的快速轉(zhuǎn)換技巧就可以幫你解困了，只需要輸入阿拉伯?dāng)?shù)字，選中后點(diǎn)擊“插入——編號”，選擇編號“壹、貳、叁…”然后點(diǎn)擊“確定”，就可以將數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫的數(shù)字了。

說完word，接下來我們來看看Excel的一些小技巧吧

二、Excel技巧

1、快速調(diào)整多個(gè)表格的頁面設(shè)置

使用Excel的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)遇到，要打印的工作蒲中的各個(gè)表格頁面設(shè)置不同，需要統(tǒng)一紙張的大小和頁面設(shè)置。

遇到這種情況，直接按住shift鍵，使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選擇需要調(diào)整的工作表，再從頁面設(shè)置中按照需要進(jìn)行調(diào)整就可以了。

2、自動(dòng)標(biāo)出不及格分?jǐn)?shù)

在使用Excel制作業(yè)績考核或者成績單的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)需要將不及格以及及格的人數(shù)進(jìn)行區(qū)分。

假設(shè)需要使用紅色字體顯示60分以下的分?jǐn)?shù)，藍(lán)色字?jǐn)?shù)顯示60分以上的分?jǐn)?shù)。直接按Ctrl+1，設(shè)置單元格格式“自定義”，類型輸入框中輸入——[藍(lán)色][=60];[紅色][<60]即可設(shè)置區(qū)分。

3、用F4鎖定單元格

在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時(shí)候，有時(shí)候引用單元格下拉時(shí)會(huì)隨之變化，有時(shí)候確不需要這樣，那么該用什么辦法解決呢？

當(dāng)你要鎖定單元格的時(shí)候，需要在行列前加$符號，選定單元格之后，按F4鍵輸入$并鎖定。如果繼續(xù)按F4，則會(huì)向后依次循環(huán)：鎖定行列、鎖定行號、鎖定列號、解除鎖定。

4、鎖定標(biāo)題行

無論在辦公或者記賬的時(shí)候，許多人都會(huì)使用Excel制作表格，但是當(dāng)一張表格的數(shù)據(jù)比較多的情況下，我們向下拉的時(shí)候，往往行標(biāo)題就看不到了，對于數(shù)據(jù)的瀏覽不是很方便，這個(gè)情況下，就需要使用鎖定標(biāo)題行。

只要選取第二行，依次點(diǎn)擊“視圖”—“凍結(jié)窗口”—“凍結(jié)首行”即可。操作成功后，向下翻看時(shí)，標(biāo)題行始終顯示在最上面。

5、查找重復(fù)值

在龐大的表格中，查找重復(fù)值進(jìn)行修改或剔除是很常見的事，只要掌握一下這個(gè)操作方式，找到重復(fù)數(shù)值超簡單。

只需要選取數(shù)據(jù)區(qū)域，依次點(diǎn)擊“開始”—“條件格式”—“ 突出顯示單元格規(guī)則” —“重復(fù)值”，操作完成后，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)篩選出重復(fù)的數(shù)據(jù)，并且標(biāo)注出來，這樣就可以很直接地找到重復(fù)的數(shù)據(jù)了。

以上就是我給大家分享的一些常用的技巧，想要學(xué)會(huì)操作可不是單憑這幾點(diǎn)就可以，大家還是多去實(shí)際操作操作，懂的怎么運(yùn)用才能更快地學(xué)習(xí)到新的技巧啦。