如何在WORD excel中實(shí)現(xiàn)批量打印信封、證書、獎(jiǎng)狀...2010-08-15 10:24有些知識(shí)，沒有實(shí)踐過，就沒有發(fā)言 權(quán)。今天學(xué)了一招——在WORD 中實(shí)現(xiàn)批量打印信封、證書、獎(jiǎng)狀等。我看到

如何在WORD excel中實(shí)現(xiàn)批量打印信封、證書、獎(jiǎng)狀...

2010-08-15 10:24

有些知識(shí)，沒有實(shí)踐過，就沒有發(fā)言 權(quán)。

今天學(xué)了一招——在WORD 中實(shí)現(xiàn)批量打印信封、證書、獎(jiǎng)狀等。我看到單位里有個(gè)同志在打印證書，屏幕上只顯示了WORD 的一個(gè)頁面，" 姓名" 那地 方明明只有一個(gè)人的名字，怎么可以打印出不同姓名的證書？開始想的是估計(jì)用了“宏”命令，后來看到“工具欄”上多了一個(gè)不常用的工具 欄，可以前后查記錄，沒用過。我便回到自己機(jī)器上打開了WORD ，弄了2分鐘，還是沒有答案。還好想到了無所不能的因特網(wǎng)。于是“百度”，一切迎刃而解。 聽我慢慢分解！

用WORD EXCEL批量打印信封, 用郵件合并功能. （其它獎(jiǎng)狀、證書打印方法同理） 前提，現(xiàn)啟動(dòng)：“郵件合并”工具欄。

簡單步驟是:

1、用EXCEL 編輯聯(lián)系人地址列表，如：

郵政編碼 收信人地址 收件人姓名 收件人職務(wù) 寄信人地址

404000 某某某某某 某某某 某某 某某某某某某某某

2、存盤，退出，注意文 件名不要存成BOOK1.XLS 之類的，可以存成ADD.XLS 。否則會(huì)出錯(cuò)。

3、打開WORD ，點(diǎn)工具==》郵件合并==》創(chuàng)建==》信 封==》活動(dòng)文檔

4、點(diǎn)“獲取數(shù)據(jù)”==》打開數(shù)據(jù)源==》類型先MS EXCEL格式==》ADD.XLS

5、然后編輯活動(dòng)文檔， 按提示操作，合并就可以了。

接下來是比較細(xì)致的步驟：

日常辦公事務(wù)中，許多郵件除了對(duì)收信人的公司、地址、姓名及稱謂等不同外，其他內(nèi)容基本上相同。Word 能夠自動(dòng)地按給出的一批收信人的信息，生成 一批相應(yīng)的郵件，這便是郵件合并的功能。郵件合并是把每份郵件中都重復(fù)的內(nèi)容與區(qū)分不同郵件的數(shù)據(jù)合并起來。前者稱為" 主文檔" ，后者稱為" 數(shù)據(jù)源" 。在 郵件合并操作中，主文檔中包含對(duì)每個(gè)版本的合并文檔都相同的文字和圖形，如返回套用信函的地址和正文。即主文檔中包含郵件中重復(fù)的全部內(nèi)容。數(shù)據(jù)源中則包 含不相重復(fù)的內(nèi)容。通過在文檔中插入特殊的" 合并域" ，告訴Word 應(yīng)在什么地方打印來自數(shù)據(jù)源的變化信息。如果使用" 工具" 菜單中" 郵件合并" 命令生成 數(shù)據(jù)源，Word 將在一個(gè)表格中建立該數(shù)據(jù)源。該表格的每一列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的每一數(shù)據(jù)域。域名列于表格的第一行（域名行）。以下每一行包括一個(gè)數(shù)據(jù)記 錄。當(dāng)數(shù)據(jù)源和主文檔進(jìn)行合并操作時(shí)，Word 將把主文檔中的合并域替換成來自數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)信息，從而迅速生成多份格式文檔。由于合并文檔在書信、信 封、郵件標(biāo)簽等方面最為常用，故稱為郵件合并Mail Merge)。

郵件合并可分為四個(gè)步驟：

1. 建立主文檔；

2. 建立或打開數(shù)據(jù)源；

3. 在主文檔中插入合并域，告訴Word 要在何處插入數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)數(shù)據(jù)；

4. 執(zhí)行合并操作，將數(shù)據(jù)源中的可變數(shù)據(jù)與主文檔中的標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容合并，形成合并文檔。

8.1 文檔的創(chuàng)建與使用

打開" 工具" 菜單，選擇" 郵件合并" 命令，系統(tǒng)便彈出" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框。單擊"1 主文檔" 下的" 創(chuàng)建" 按鈕，打開一個(gè)菜單，從中選擇" 套用信函" 。這時(shí)，便出現(xiàn)消息對(duì)話框。 這時(shí)系統(tǒng)詢問是否利用當(dāng)前的活動(dòng)窗口作為主文檔或再新建一個(gè)新文檔， Word將在工作區(qū)自動(dòng)顯示郵件合并工具欄，用戶可按下" 活動(dòng)窗口" 按鈕，返回" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框，在"1 主文檔 "下面

又出現(xiàn)了一 個(gè)" 編輯" 按鈕。同時(shí)"2 數(shù)據(jù)源" 下的" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，從暗淡顯示變?yōu)橛行В?如果單擊該按鈕，可以進(jìn)入下一步建立數(shù)據(jù)源的工作。

8.2 數(shù)據(jù)源的打開與建立

郵件合并幫助器對(duì)話框的"2 數(shù)據(jù)源" 下，按下" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，便會(huì)出現(xiàn)一個(gè)菜單，其中包括" 建立數(shù)據(jù)源" 、" 打開數(shù)據(jù)源" 、" 使用通訊錄" 和" 域名選項(xiàng)" 四條命令。

一、 打開數(shù)據(jù)源

如果用戶已擁有所需的數(shù)據(jù)源，如收信人的姓名、公司名稱、地址、電話號(hào)碼、郵政編碼等數(shù)據(jù)文件，可選擇" 打開數(shù)據(jù)源" 命令，這時(shí)會(huì)彈 出" 打開數(shù)據(jù)源" 對(duì)話框，便能選擇數(shù)據(jù)源文件。

二、建立數(shù)據(jù)源

如果需要建立數(shù)據(jù)源，可選擇" 建立數(shù)據(jù)源" 命令，Word 便會(huì)彈出" 建立數(shù)據(jù)源" 對(duì)話框。在" 域名行中的域名" 列表框 中，Word 列出了常用的域名。利用" 刪除域名" 按鈕，可以對(duì)域名進(jìn)行刪除；利用對(duì)話框右側(cè)的上下移動(dòng)按鈕，還可以調(diào)整各個(gè)域名在列表框中的相對(duì)位置（當(dāng) 在列表框中選中一個(gè)域名，按向上或向下移動(dòng)箭頭，便可使該域名上（或下）移一行位置）；如果要增加新的域名，可在" 域名" 文本框內(nèi)輸入新的域名，" 新增域 名" 按鈕便由暗淡顯示變?yōu)橛行?，按下該按鈕，就能在右邊的" 域名行中的域名" 列表框內(nèi)增加新的域名。經(jīng)增減域名后，單擊" 確定" 按鈕，進(jìn)入" 保存數(shù)據(jù)源" 對(duì)話框，確定數(shù)據(jù)源文件放在哪個(gè)盤、哪個(gè)目錄下，以什么文件名保存，按下" 確定" 按鈕，Word 將顯示消息對(duì)話框，詢問是否對(duì)數(shù)據(jù)源或主文檔進(jìn)行編輯。

選 擇" 編輯數(shù)據(jù)源" 按鈕，便進(jìn)入" 數(shù)據(jù)表單" 對(duì)話框，其中左邊的列表框內(nèi)的域是源自于" 建立數(shù)據(jù)源" 對(duì)話框中最終出現(xiàn)在" 域名行中的域名" 框內(nèi)的域名，表示 前面曾設(shè)置了五個(gè)域名。在這個(gè)列表框中，可以輸入所需的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)以記錄的形式輸入，最后一般是以表格的形式出現(xiàn)在文檔窗口。輸入一條記錄后，單擊" 新增" 按鈕，便可繼續(xù)輸入下一條記錄。記錄輸入完畢后，單擊" 確定" 按鈕，便可關(guān)閉" 數(shù)據(jù)表單" 對(duì)話框，返回主文檔編輯窗口。這時(shí)按下" 插入

合 并域" 按鈕，便有了五個(gè)域名作為合并域。單擊郵件合并工具欄上的" 編輯數(shù)據(jù)源" 按鈕 ，仍可回到" 數(shù)據(jù)表單" 對(duì)話框。

" 數(shù)據(jù)表單" 對(duì)話框中各命 令按鈕功能如下：

l "記錄" 按鈕：用于鍵入或選擇所要顯示的記錄號(hào)；

l "刪除" 按鈕：從數(shù)據(jù)源中刪除當(dāng)前數(shù)據(jù)表單的記錄信息；

l "還原" 按鈕：將當(dāng)前記錄還原到編輯前的狀態(tài)；

l "查找" 按鈕：在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中搜索指定信息；

l "查看數(shù)據(jù)源" 按鈕：以表格形式顯示數(shù)據(jù)源，每個(gè)記錄為一行。

在查看數(shù)據(jù)源時(shí)，Word 還會(huì)顯示一條數(shù)據(jù)庫工具欄，以方便用戶的操作。

8.3 在主文檔中插入合并域

在建立或打開了主文檔和數(shù)據(jù)源之后，為了進(jìn)行文檔合并，必須要在主文檔中插入合并域。當(dāng)把某個(gè)文檔指定為主 文檔后，Word 會(huì)自動(dòng)加上郵件合并工具欄。

8.4 合并文檔與合并打印

在主文檔中插入了合并域，便能進(jìn)行文檔合并。合并操作有兩種方法：

方法一：單擊郵件合并工具欄上 的" 合并到文件" 按鈕 ，合并結(jié)果先送到文件中，然后可以再對(duì)其進(jìn)行修改。這便是合并文檔。

方法二：單擊郵件合并工具欄上的" 合并到打印機(jī)" 按 鈕 ，直接合并到打印機(jī)。這便是合并打印。

建議使用方法一，在合并和修改后再進(jìn)行打印，這樣較為保險(xiǎn)。按方法一，在按下了" 合并到文件" 按鈕 后，Word 就自動(dòng)為用戶生成名為" 套用信函1" 的新的文檔窗口，其中為合并的結(jié)果，每個(gè)信件之間自動(dòng)以分頁符進(jìn)行分隔。利用新文檔窗口中的滾動(dòng)條，可以 來翻閱并編輯和修改合并的結(jié)果（必須注意，這個(gè)" 套用信函1" 窗口中的文檔以文件存盤后，將占有很大的容量，容量大小取決于數(shù)據(jù)源文件中記錄的多少及主文 檔的大?。缓髥螕舫Ｓ霉ぞ邫谥? 打印" 按鈕，便能將結(jié)果打印輸出。另外，在郵件合并工具欄上，還有一個(gè)" 郵件合并" 按鈕 ，在主文檔窗口中，單擊郵件合并按鈕，系統(tǒng)便出現(xiàn)" 合并" 對(duì)話框；或單擊" 郵件合并幫助器" 按鈕 ，返回" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框，由于合并了數(shù)據(jù)和文件，使得該對(duì)話框中"3 合并數(shù)據(jù)和文件" 下的按鈕由暗淡變?yōu)橛行?，單? 合并" 按鈕，也能進(jìn)入" 合并" 對(duì)話框。而另外一個(gè)" 查詢選項(xiàng)" 按鈕與" 合并" 對(duì)話框中的" 查詢選項(xiàng)" 選項(xiàng) 具有相同的功能，可以在合并時(shí)加上適當(dāng)?shù)暮Y選條件以及排序記錄。下拉" 合并到" 列表，發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)選項(xiàng)：" 新建文檔" 和" 打印機(jī)" ，事實(shí)上，這就對(duì)應(yīng)" 合并 到文件" 和" 合并到打印機(jī)" 兩種方式。

8.5 信封與標(biāo)簽

當(dāng)用戶以所需的方式設(shè)置好信封或郵件標(biāo)簽后，Word 會(huì)自動(dòng)完成合并處理工作，從數(shù)據(jù)源收集數(shù)據(jù)、設(shè)置主文檔指示的打 印位置，到最后打印信封或標(biāo)簽。前面曾經(jīng)提到創(chuàng)建" 套用信函" 是合并文檔最常見的方法，但也可以使用郵件合并功能與其他文件合并。

8.5.1 打 印 信 封

在新的文檔窗口，打開" 工具" 菜單，選擇" 郵件合并" 命令，這時(shí)便出現(xiàn)了" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框。在"1 主文檔" 下單擊" 創(chuàng)建" 按鈕，打開一個(gè)列表，從中選擇" 信封" 選項(xiàng)。這時(shí)，Word 將出現(xiàn)提示信息，詢問是在活動(dòng)文檔窗口使用" 信封" 還是通過新的文檔窗 口來創(chuàng)建。直接單擊" 活動(dòng)窗口" 按鈕，返回" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框，在"2 數(shù)據(jù)源" 下單擊" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，打開一個(gè)列表，從中可以選擇" 打開數(shù)據(jù)源" 或" 建立數(shù)據(jù)源" 選項(xiàng)。在作了選擇后，如果Word 提示要" 設(shè)置主文檔" ，則 單擊" 設(shè)置主文檔" 按鈕，或按8.2介紹的方法建立數(shù)據(jù)源。這樣，Word 將顯示" 信封選項(xiàng)" 對(duì)話框?？梢栽? 信封選項(xiàng)" 標(biāo)簽中，選擇信封尺寸，用" 字 體" 按鈕更改收信人地址和寄信人地址的文本格式；在" 打印選項(xiàng)" 標(biāo)簽中，設(shè)置與打印機(jī)有關(guān)的信息。用戶的這些設(shè)置都可從屏幕上預(yù)覽到。上述選擇設(shè)置完，單 擊" 確定" 按鈕，Word 將顯示" 信封地址" 對(duì)話框。

在" 示例信封地址" 框中設(shè)置好插入點(diǎn)，然后按下" 插入合并域" 按鈕，選出所取的合并域，合 并域之間用空格或所需的標(biāo)點(diǎn)分隔，每行結(jié)尾按回車鍵。插入合并域以后，選擇" 確定" 按鈕，關(guān)閉" 信封地址" 對(duì)話框，返回到" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框，選 擇"1 主文檔" 下的" 編輯" 按鈕，選出主文檔后，Word 將在頁面視圖下顯示主文檔，收信人地址的合并域置于一個(gè)圖文框中，因而可以移動(dòng)和縮放。信封上寄信人的 地址是由" 工具" 菜單中" 選項(xiàng)" 命令執(zhí)行后，

在" 選項(xiàng)"

對(duì)話框中的" 用戶信息" 標(biāo)簽中指定的，可以重新對(duì)它進(jìn)行編輯。最后單擊郵件合并工具欄上 的" 合并到打印機(jī)" 按鈕 ，即可打印出所需的信封。

8.5.2 打 印 標(biāo) 簽

打印標(biāo)簽與打印信封的基本步驟是類似的。

1. 先在新的文檔窗口進(jìn)入" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框。

2. 單擊"1 主文檔" 下的" 創(chuàng)建" 按鈕，在列表中選取" 郵件標(biāo)簽" 。

3. 在隨后彈出的消息對(duì)話框中選取" 活動(dòng)窗口" 按鈕，便回到" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框。

4. 單擊"2 數(shù)據(jù)源" 下的" 獲取數(shù)據(jù)" 按鈕，從列表中選擇" 建立數(shù)據(jù)源" 或" 打開數(shù)據(jù)源" 。這時(shí)，Word 會(huì)出現(xiàn)提示需設(shè)置主文檔的消息對(duì)話框。

5. 按下" 設(shè)置主文檔" 按鈕后，Word 將顯示" 標(biāo)簽選項(xiàng)" 對(duì)話框，供用戶設(shè)置標(biāo)簽樣式。

6. 按下" 確定" 按鈕，Word 將顯示" 創(chuàng)建標(biāo)簽" 對(duì)話框，用戶可在" 示例標(biāo)簽" 框中選擇適當(dāng)?shù)奈恢貌迦牒喜⒂颉?/p>

7. 按下" 確定" 按鈕，返回" 郵件合并幫助器" 對(duì)話框。

8. 按下"3 合并數(shù)據(jù)和文檔" 下的" 合并" 按鈕，打開" 合并" 對(duì)話框，選擇執(zhí)行合并的方式。 另外，通過" 工具" 菜單中的" 信封和標(biāo)簽" 命令，將打開" 信封和 標(biāo)簽" 對(duì)話框，從中也能對(duì)信封和標(biāo)簽的打印進(jìn)行設(shè)置。

在WORD 中使用郵件合并功能批量打印EXCEL 數(shù)據(jù)

(2009-05-25 10:50:50)

轉(zhuǎn)載

標(biāo)

簽：

教育

哪些場(chǎng)合使用到郵件合并功能呢？

比如, 你想打印學(xué)生成績通知單, 打印錄取通知書, 打印客戶信件等等, 涉及到Excel 大量數(shù)據(jù)的時(shí)候, 而Excel 本身又無法將相關(guān)信息提出來到某區(qū)域逐一打印, 這個(gè)時(shí)候應(yīng)用郵件合并功能, 其工作效益是顯而易見的！

實(shí)施過程！

首先, 你的EXCEL 文件需要有一個(gè)字段列, 即第一行當(dāng)作列來處理, 從第二列開始, 就為數(shù)據(jù)區(qū)域, 數(shù)據(jù)大體如：是一張學(xué)生成績表：

如果想批量打印類似的EXCEL 數(shù)據(jù), 那么, 得使用WORD 軟件來實(shí)現(xiàn)(當(dāng)然, 使用的軟件不只WORD 一種, 還有很多軟件也同樣有這種功能), 從WORD 菜單里面找到“工具”,依次執(zhí)行“信函與郵

件”→“郵件合并”,這樣, 就可以在工作區(qū)域里面使用“合并郵件工具欄”了, 如下圖, 找到工具欄, 選擇“打開數(shù)據(jù)源”按鈕, 點(diǎn)擊！

上一步點(diǎn)擊以后, 彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框, 如下圖, 找到你欲批量打印的EXCEL 文件即可！

選擇好EXCEL 文件以后, 還需要選擇EXCEL 文件的工作表, 在這里, 我們選擇第一張工作表, 即"Sheet1$",之后點(diǎn)擊確定即可！

數(shù)據(jù)源選擇好之后, 這個(gè)時(shí)候, 在WORD 文檔里面是空白的, 此時(shí), 我們需要插入域, 插入域的功能就是在WORD 文檔中相應(yīng)位置顯示Excel 相應(yīng)數(shù)據(jù);

首先, 先在WORD 文檔里面相關(guān)位置輸好諸如：姓名：班級(jí)： 總分：等字樣, 之后就可以在其后面插入域了！

點(diǎn)擊工具欄上的相關(guān)按鈕, 如下圖紅線圈住的按鈕, 彈出對(duì)話框！

如上圖, 根據(jù)相關(guān)信息和相關(guān)位置選擇不同的域名稱, 在這里我們選擇“班級(jí)”！之后點(diǎn)插入即可完成操作！

如果存在多個(gè)字段, 那么我們就需要插入多個(gè)域, 插入方法與上面的相同, 不再介紹！

插入域之后, 這個(gè)時(shí)候, 你是無法看到相應(yīng)數(shù)據(jù)的, 你只能看到如上圖中的<<姓名>>這樣的文字, 而看不到具體的姓名！

要想查看具體數(shù)據(jù), 就請(qǐng)參考下圖, 在工具欄中找到“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕點(diǎn)一下, 就可以看到數(shù)據(jù)了！

好了, 到此就結(jié)束了, 上述完成以后, 在工具欄中會(huì)找到一個(gè)數(shù)據(jù)集操作按鈕, 點(diǎn)擊相關(guān)按鈕, 即可實(shí)現(xiàn)批量打印