第9章 作用域和宏重點(diǎn)與難點(diǎn)Word 2003域處理功能簡(jiǎn)介使用、查看、更新域宏處理功能介紹錄制、運(yùn)行、編輯、調(diào)試宏除了前面介紹過(guò)的內(nèi)容外，Word 2003中還有一些引人注目的功能，例如可以使用域

第9章 作用域和宏

重點(diǎn)與難點(diǎn)

Word 2003域處理功能簡(jiǎn)介

使用、查看、更新域

宏處理功能介紹

錄制、運(yùn)行、編輯、調(diào)試宏

除了前面介紹過(guò)的內(nèi)容外，Word 2003中還有一些引人注目的功能，例如可以使用域簡(jiǎn)化工作，執(zhí)行宏命令可以使許多復(fù)雜的工作變得十分簡(jiǎn)單。如何使用域和宏，屬于Word 的高級(jí)功能。學(xué)會(huì)使用域和宏，一篇普通的文檔不僅能表達(dá)信息，而且具備了某些功能，這就是 Word 的神奇之處。如果你以前沒(méi)有使用過(guò)域和宏，那么你就要好好學(xué)習(xí)一下本章了。

9.1 域的使用

在前面各章中，已經(jīng)詳細(xì)地介紹W ord 2003的一些用法和功能。本章學(xué)習(xí)Word 的擴(kuò)展功能和更高級(jí)用法：域和宏。

所謂域就是指一種特殊的代碼，目的是指明文檔中的插入的信息。比如：使用域可以把當(dāng)前的日期和時(shí)間插入到文檔中，并可以使Word 自動(dòng)地更新日期和時(shí)間。實(shí)際上前面內(nèi)容也已經(jīng)或多或少的接觸過(guò)域了，例如；在插入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，學(xué)習(xí)了在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入相應(yīng)的頁(yè)域碼。

所謂宏是指一系列的命令組合在一起作為一條命令，編輯后只要運(yùn)行宏，就能夠重復(fù)宏所記錄的一系列動(dòng)作。下面分別介紹域和宏。

9.1.1 域在文檔中的存在形式

域在文檔中有兩種存在形式，那就是域代碼和域結(jié)果。使用域?qū)υ谖臋n中插入信息和自動(dòng)保存最新的信息是很方便的。

用戶在文檔中看到的域是域結(jié)果，也就是域在文檔中生成的文字或圖片。一般域是由域符號(hào)、域類型和域指令三個(gè)部分組成的。舉一個(gè)例子，在時(shí)間域{TIME@“xxxx 年y 月z 日星期m ”}中，“{}”是域符號(hào)，表示所包圍的部分是一個(gè)Word 域，域符號(hào)即是鍵盤(pán)上的花括號(hào)，插入域符號(hào)可以按下Ctrl F9鍵；TIME 是域類型，表示的是一個(gè)時(shí)間域；

第9章 作用域和宏 279 @“xxxx 年y 月z 日星期m ”就是域指令了。用戶可以用域指令來(lái)修改域結(jié)果。

9.1.2 插入域

插入域的方法有多種。這里介紹基本的3種方法：使用快捷鍵方法、使用對(duì)話框插入和直接插入的方法。

● 使用快捷鍵

使用快捷鍵的方法是最簡(jiǎn)潔的一種方法，但是用戶要記住相應(yīng)的快捷鍵。這需要對(duì)于常用的域有一個(gè)熟悉的過(guò)程。下面的標(biāo)中列出了一些和域有關(guān)的快捷鍵（如表9.1）。

表9.1 域快捷鍵列表

快捷鍵 域

Ctrl F9 空白域

Alt Shift P 插入當(dāng)前的頁(yè)碼

Alt Shift T 插入系統(tǒng)當(dāng)前的時(shí)間

Alt Shift D 插入系統(tǒng)當(dāng)前的日期

Alt Ctrl L 插入列表編號(hào)

● 使用對(duì)話框插入域的方法的優(yōu)點(diǎn)是比較直觀，要遵循以下的步驟：

（1）把插入點(diǎn)移動(dòng)到要插入域的位置。

（2）選擇菜單【插入→域】命令，這時(shí)屏幕上彈出如圖9.1所示的【域】對(duì)話框。

（3）【類別】列表框中列出了所有域的類別，單擊一種域類型，示例選擇【文檔信息】，同時(shí)在下方的【域名】列表框中選擇該類別中包含的域名。

（4）在【域名】列表框中選擇要插入的域。示例選擇【文檔信息】中的【FileSize 】域。

（5）單擊【域代碼】，然后再單擊【選項(xiàng)】按鈕，彈出如圖9.2所示的【域選項(xiàng)】對(duì)話框，可以改變其他域指令。

圖9.1 域?qū)υ捒?第 9 章

280 第9章 作用域和宏

圖9.2 【域選項(xiàng)】對(duì)話框

（6）在【域選項(xiàng)】對(duì)話框中的【格式】列表框中選擇要添加的格式指令，單擊【添加到域】按鈕，再單擊【確定】按鈕，返回到原來(lái)的【域】對(duì)話框中；

（7）選中【更新時(shí)保留原格式】復(fù)選框，那么文檔再更新將保留應(yīng)用于域結(jié)果的字符格式。反之，若清除該復(fù)選框，可以在更新域的同時(shí)更新格式；

（8）單擊【確定】按鈕完成, 結(jié)果如圖9.3所示。

直接插入域的方式是需要按快捷鍵Ctrl F9,這個(gè)時(shí)候會(huì)顯示一對(duì)大括號(hào)。這時(shí)需

要鍵入域名，然后鍵入一個(gè)空格和域指令以及轉(zhuǎn)換的開(kāi)關(guān)就可以了。這種方法比較適用于高級(jí)用戶。

技巧： 各種方式的選擇。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于初學(xué)的用戶，使用菜單項(xiàng)比較好，比較形象和直觀，和用戶的交互性比較好。對(duì)于常用的幾個(gè)域，應(yīng)該考慮使用快捷鍵。

第

9

章

圖9.3 文檔中插入域示例

第9章 作用域和宏 281 9.1.3 顯示域底紋

Word 為了使插入的域能夠和正文區(qū)別開(kāi)來(lái)，允許在域結(jié)果中添加底紋。用戶可以一直保持域底紋或者只有當(dāng)插入點(diǎn)移動(dòng)到域中才顯示域底紋。注意打印時(shí)不會(huì)顯示域底紋。設(shè)置域底紋，可以按以下步驟操作：

（1）選擇菜單【工具→選項(xiàng)】命令。

（2）單擊【視圖】標(biāo)簽，屏幕出現(xiàn)如圖9.4所示的【視圖】標(biāo)簽對(duì)話框。

圖9.4 視圖標(biāo)簽

（3）單擊【域底紋】下拉列表框，如果選中【選取時(shí)顯示】選項(xiàng)，那么把插入點(diǎn)移動(dòng)到域中時(shí)，Word 自動(dòng)給域結(jié)果添加底紋；如果選中【不顯示】選項(xiàng)，那么不顯示域底紋；如果選中【顯示】選項(xiàng)，那么總是顯示域底紋。

9.1.4 查看域

查看域有查看域代碼和查看域結(jié)果兩種方式。一般情況下，用戶在文檔中看到的只是域結(jié)果。在編輯域時(shí)，可以顯示域代碼，還可以在這兩種方式間相互切換。

查看域代碼的方法是：把鼠標(biāo)指針移動(dòng)到某個(gè)域上，單擊鼠標(biāo)右鍵，這時(shí)彈出一個(gè)如圖9.5所示的快捷菜單。

圖9.5 域的快捷菜單 第 9 章

282 第9章 作用域和宏 在快捷菜單中單擊【切換域代碼】命令，就可以在文檔中查看到域代碼了，結(jié)果如圖

9.6所示。再次從快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，可以把域代碼切換回域結(jié)果。

圖9.6 顯示域代碼結(jié)果

技巧： 可以把插入點(diǎn)移動(dòng)到某個(gè)域中，按下Shift F9鍵可以在域代碼和域結(jié)果之

間切換。

9.1.5 更新域

域的內(nèi)容不同于普通文本，域不是隨時(shí)都可以更新的，它是依據(jù)文檔環(huán)境的變化而變化的。對(duì)于頁(yè)域碼，在Word 自動(dòng)分頁(yè)時(shí)可以自動(dòng)更新。而有些域則需要選擇【域更新】命令進(jìn)行更新。

更新域的方法是：選定某個(gè)域，按下F9鍵；也可以在域上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在彈出的快捷菜單中選擇【更新域】命令。要更新整個(gè)文檔中的域，可以選擇菜單【編輯→全選】命令把整個(gè)文檔選定，然后再按下F9鍵。

第

9 9.2 宏 的 使 用 9.2.1 宏的概述

宏是把一系列Word 命令和指令組合在一起，形成一個(gè)命令，可以實(shí)現(xiàn)在執(zhí)行任務(wù)時(shí)的自動(dòng)化。使用宏工具，可以很方便地進(jìn)行簡(jiǎn)化的編輯操作。當(dāng)創(chuàng)建一個(gè)宏的時(shí)候，實(shí)際上是讓W(xué)ord 增加了一項(xiàng)新的命令。通過(guò)錄制宏，可以節(jié)省用戶的時(shí)間，而且使得Word 更加簡(jiǎn)單易用，適合不同的需要。用戶可以把一系列單個(gè)執(zhí)行的命令組合在一起，形成一章

第9章 作用域和宏 283 個(gè)宏，進(jìn)而指定到菜單、工具欄上或指定成為一個(gè)快捷鍵。這有些相似于DOS 中的批處理命令。本節(jié)將介紹宏，包括其錄制，管理，運(yùn)行，編輯等。舉一個(gè)例子：在編排這本書(shū)時(shí)，曾經(jīng)多次地截取Word 屏幕或者對(duì)話框圖片，然后再修改。操作步驟如下：

（1）按下Print Screen鍵或者Alt Print Screen把整個(gè)屏幕或?qū)υ捒驈?fù)制到剪貼板中；

（2）把插入點(diǎn)移動(dòng)到合適的位置，單擊【常用】工具欄中的【粘貼】按鈕；

（3）選定該圖片并雙擊，打開(kāi)【設(shè)置圖片格式】對(duì)話框；

（4）單擊【大小】標(biāo)簽；

（5）在【縮放區(qū)】選擇【高度】為【70％】，【寬度】為【50％】，單擊【確定】按鈕。

（6）單擊【格式】工具欄中的【居中】按鈕完成。

（7）每次要插入圖片時(shí)，都要重復(fù)上面的操作，十分麻煩。如果把2～6步設(shè)定為一個(gè)宏，并指定一個(gè)按鈕或快捷鍵，以后只要單擊按鈕或選擇快捷鍵，就可以完成上述操作。

（8）創(chuàng)建宏的方法有兩種，就是利用宏錄制器和V isual Basic編輯器。

9.2.2 錄制宏

錄制宏的過(guò)程就是進(jìn)行一系列需要重復(fù)使用的操作。注意宏錄制器不能錄制文檔中的鼠標(biāo)操作內(nèi)容，比如：鼠標(biāo)滾動(dòng)文檔應(yīng)該使用鍵盤(pán)操作。對(duì)于經(jīng)常使用的宏，可以為它指定工具欄按鈕或設(shè)定菜單項(xiàng)和快捷鍵，不必每次都打開(kāi)【宏】對(duì)話框選擇要使用的宏。

9.2.2.1 錄制宏指定到工具欄或菜單

如果要使用宏錄制器錄制宏，同時(shí)把它指定到菜單或工具欄中，可以這樣操作：

（1）選擇菜單【工具→宏→錄制新宏】命令，屏幕彈出如圖9.7所示的對(duì)話框；

（2）在【宏名】文本框中輸入錄制宏的名稱；

（3）在【說(shuō)明】文本框中輸入宏的用途說(shuō)明；

（4）在【將宏保存在】列表框中選擇要保存宏的模板或文檔，以確定宏的使用范圍；

（5）在【將宏指定到】區(qū)中單擊【工具欄】按鈕，彈出圖9.8所示的【自定義】對(duì)話框；

圖9.7 【錄制宏】對(duì)話框 第 9 章

284 第9章 作用域和宏

圖9.8 【自定義】對(duì)話框

（6）單擊【工具欄】標(biāo)簽，顯示加入宏的工具欄，然后在【工具欄】列表框中選擇要顯示的工具欄。

（7）單擊【命令】標(biāo)簽，從【命令】列表框中選擇宏名，然后鼠標(biāo)左鍵把它拖動(dòng)到一個(gè)工具欄或菜單欄中。

（8）松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，就可以看到在工具欄或菜單欄上添加了一個(gè)文字按鈕（如圖9.9所示）。若要給按鈕添加一個(gè)圖標(biāo)，那么單擊【自定義】對(duì)話框中的【更改所選內(nèi)容】按鈕，彈出快捷菜單。

（9）在快捷菜單上選擇【更改按鈕圖標(biāo)】命令，從彈出的下一級(jí)菜單中選擇需要的圖標(biāo)。如果仍然要使用文字為按鈕名稱，那么在菜單的【命名】框中輸入一個(gè)名字。

（10）鼠標(biāo)單擊【自定義】對(duì)話框中的【關(guān)閉按鈕】，這時(shí)進(jìn)入錄制狀態(tài)（如圖9.10所示）。

第

9

章

圖9.9 工具欄中的【宏】按鈕

第9章 作用域和宏 285

圖9.10 文檔的【宏錄制】按鈕

（11）【宏錄制器】啟動(dòng)以后，屏幕出現(xiàn)一個(gè)【停止錄制】工具欄，上面有【停止錄制】和【暫停錄制】?jī)蓚€(gè)按鈕；同時(shí)狀態(tài)欄中的【錄制】框由灰變黑；鼠標(biāo)指針的形狀也變成帶有磁帶圖標(biāo)的箭頭。

（12） 這樣就可以執(zhí)行要加入宏中的操作了。在錄制過(guò)程中，單擊【停止錄制】工具 欄上的【暫停錄制】按鈕，可以使有些沒(méi)用的操作不被錄入宏中。再次單擊該按鈕，又恢復(fù)到宏的錄制中。

（13）單擊【停止錄制】按鈕完成錄制。

9.2.2.2 錄制宏指定到鍵盤(pán)

如果要使用宏錄制器錄制宏，同時(shí)把它指定到鍵盤(pán)，那么可以這樣操作：

（1）選擇菜單【工具→宏→錄制新宏】命令，彈出【錄制宏】對(duì)話框。

（2）在【宏名】文本框中輸入錄制宏的名稱。

（3）在【將宏保存在】列表框中選擇要保存宏的模板或文檔，以確定宏的使用范圍。

（4）單擊【鍵盤(pán)】按鈕，彈出如圖9.11所示的【自定義鍵盤(pán)】對(duì)話框。

（5）在【請(qǐng)鍵入新快捷鍵】框中按下需要的快捷鍵，單擊【確定】按鈕。

（6）單擊【關(guān)閉】按鈕。

（7）在進(jìn)入宏錄制狀態(tài)后，執(zhí)行要加入宏的操作。

（8）完成后，單擊【停止錄制】按鈕。 第 9 章

286 第9章 作用域和宏

圖9.11 【自定義鍵盤(pán)】對(duì)話框

9.2.3 運(yùn)行宏

如果已經(jīng)把要運(yùn)行的宏指定給了工具欄、菜單或快捷鍵，那么只要單擊工具欄中的宏按鈕或從菜單中選擇宏名稱，或直接按快捷鍵。另外，還可以利用宏對(duì)話框來(lái)運(yùn)行宏，操作如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，彈出如圖9.12所示的【宏】對(duì)話框。

第

9

圖9.12 【宏】對(duì)話框 章

（2）單擊【宏的位置】列表框右邊的向下箭頭，從下拉列表框中選擇【所有的活動(dòng)模板和文檔】、【Normal.dot 】、【W(wǎng)ord 命令】或【當(dāng)前文檔】中的一種。

（3）在【宏名】列表框中選擇要運(yùn)行的宏名。

（4）單擊【運(yùn)行】按鈕就可以運(yùn)行該宏了。

第9章 作用域和宏 287 9.2.4 編輯與調(diào)試宏

Word 是利用V isual Basic 編程語(yǔ)言把宏錄制為一系列的W ord 命令來(lái)執(zhí)行的。如果大家熟悉VB 語(yǔ)言就可以對(duì)宏進(jìn)行編輯和調(diào)試了，簡(jiǎn)單的操作步驟如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，彈出如圖9.12所示的【宏】對(duì)話框；

（2）在【宏名】列表框中選擇要編輯或調(diào)試的宏；

（3）單擊【編輯】按鈕，這時(shí)系統(tǒng)進(jìn)入了如圖9.13所示的VB 編輯環(huán)境，在這里就可以對(duì)宏進(jìn)行編輯和調(diào)試了；

圖9.13 V isual Basic 編輯窗口

（4）編輯調(diào)試完成后，選擇菜單【文件→關(guān)閉并返回到Microsoft Word】命令，就又回到Word 窗口中。

9.2.5 宏的其他操作

宏的其他操作包括宏的復(fù)制、刪除和重命名等。

復(fù)制宏的操作步驟如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，打開(kāi)【宏】對(duì)話框。

（2）單擊【管理器】按鈕，屏幕出現(xiàn)如圖9.14所示的【管理器】對(duì)話框。 第

9

章