在日常辦公中，經(jīng)常會(huì)遇到需要大批量制作和打印邀請(qǐng)函、榮譽(yù)證書、錄取通知書等文件的情況。這些文件雖然內(nèi)容大部分相同，但需要根據(jù)不同記錄進(jìn)行個(gè)性化定制，比如榮譽(yù)證書中獎(jiǎng)項(xiàng)名稱固定，但獲獎(jiǎng)人姓名不同。傳統(tǒng)逐

在日常辦公中，經(jīng)常會(huì)遇到需要大批量制作和打印邀請(qǐng)函、榮譽(yù)證書、錄取通知書等文件的情況。這些文件雖然內(nèi)容大部分相同，但需要根據(jù)不同記錄進(jìn)行個(gè)性化定制，比如榮譽(yù)證書中獎(jiǎng)項(xiàng)名稱固定，但獲獎(jiǎng)人姓名不同。傳統(tǒng)逐一修改和打印效率低下，因此利用郵件合并功能可以讓W(xué)ord與Excel數(shù)據(jù)源進(jìn)行合并，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)根據(jù)記錄批量打印榮譽(yù)證書。

準(zhǔn)備工作：

首先，在Excel文件中提前錄入獲獎(jiǎng)相關(guān)信息，并完成榮譽(yù)證書正文排版。然后在Word中打開編排好的榮譽(yù)證書文檔，選擇“郵件”選項(xiàng)卡，從“選擇收件人”下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”。

合并Word與Excel數(shù)據(jù)源：

在“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中瀏覽并打開Excel數(shù)據(jù)源文件，然后在彈出的“選擇表格”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)存放的工作表，確保Word與Excel數(shù)據(jù)源成功合并，此時(shí)郵件合并功能區(qū)中的命令將可用。

引用Excel數(shù)據(jù)：

將光標(biāo)定位在需要顯示信息的位置，選擇“插入合并域”并選擇要引用的字段，如“姓名”，使得該位置顯示被引用的姓名信息。

預(yù)覽結(jié)果：

在批量打印之前，點(diǎn)擊預(yù)覽結(jié)果以確保所有信息準(zhǔn)確無誤，檢查每張榮譽(yù)證書是否按照預(yù)期個(gè)性化。

批量打印：

確認(rèn)信息準(zhǔn)確后，選擇“完成并合并”——“打印文檔”——“全部”并確認(rèn)，Word將自動(dòng)按照Excel中不同記錄生成并打印相應(yīng)的榮譽(yù)證書，高效完成大批量文件定制與打印任務(wù)。

通過以上步驟，利用Word郵件合并功能可以輕松實(shí)現(xiàn)批量制作打印榮譽(yù)證書，提高工作效率，減少重復(fù)勞動(dòng)，適用于各種需要個(gè)性化定制的文件制作場景。