日常文件的保管一定要有規(guī)則。美國一項研究機(jī)構(gòu)曾對200家大公司職員做過調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)公司職員每年都要把6周的時間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。在我們的實際工作中，我們也常會看到有的工作人員把文件柜的資料全

日常文件的保管一定要有規(guī)則。美國一項研究機(jī)構(gòu)曾對200家大公司職員做過調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)公司職員每年都要把6周的時間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。在我們的實際工作中，我們也常會看到有的工作人員把文件柜的資料全部翻出來，前后翻過很多遍，也不一定能找到所需的文檔，不僅紙質(zhì)資料如此，電子文檔也同樣存在這樣的困擾，既浪費(fèi)時間也消耗精力。我們很多大量寶貴的時間都浪費(fèi)了在查找文件上。能迅速找到所需文件，體現(xiàn)了一個人良好的工作素質(zhì)。

規(guī)則功能介紹

在致得文檔管理系統(tǒng)中，為了解決文件混亂和效率低下的問題，我們研發(fā)了【規(guī)則】這個功能。通過給目錄設(shè)定相關(guān)規(guī)則，當(dāng)目錄下文檔發(fā)生規(guī)則設(shè)定的動作，并且符合設(shè)定的條件后，則會觸發(fā)規(guī)則中設(shè)定的相應(yīng)操作。目錄的管理員及系統(tǒng)管理員權(quán)限用戶可為目錄設(shè)定規(guī)則。下面我們通過舉例來說明規(guī)則設(shè)定在公司日常工作中的應(yīng)用。

規(guī)則設(shè)定步驟

1. 選擇要建立規(guī)則的目錄，在右側(cè)的目錄導(dǎo)航區(qū)，點擊【規(guī)則設(shè)定】選項卡，然后在下方點擊【新增規(guī)則】按鈕；

2. 在彈出的新增規(guī)則界面中，輸入規(guī)則名稱，勾選【新建/上傳】動作前的復(fù)選框，輸入規(guī)則的詳細(xì)描述；

3. 單擊“條件”右側(cè)的【新增】按鈕，在條件類型的下拉列表中，選擇【文件名匹配】，文件名【包含】【方案】，點擊【保存】按鈕；

4. 條件設(shè)置完成后，點擊操作右側(cè)的【新增】按鈕，在彈出的操作類型下拉列表中，選擇【移動文檔】，在下方移動文檔框中，點擊【選擇目錄】按鈕，在樹形目錄結(jié)構(gòu)中選擇目標(biāo)目錄，點擊【保存】按鈕回到操作界面，再點擊下方的【保存】完成操作設(shè)定；

5. 全部完成后，點擊最下方的【保存】按鈕。

通過以上規(guī)則設(shè)定步驟，您可以輕松實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)文件的自動分類和歸檔。這樣的規(guī)則設(shè)定不僅提高了工作效率，還減少了員工在查找文件上的時間和精力投入，為公司的文件管理帶來更加高效的方式。

總結(jié)

在日常工作中，規(guī)范的文件管理規(guī)則是非常重要的。通過合理設(shè)定文檔管理系統(tǒng)的規(guī)則，能夠幫助提高工作效率，節(jié)省時間和資源，并減少工作中的混亂和錯誤。因此，建議公司和組織在使用文檔管理系統(tǒng)時，充分利用規(guī)則功能，制定適合自身工作流程的規(guī)則，以達(dá)到更好的管理和運(yùn)營效果。